Gestionar los recibos forma parte del éxito de una empresa. Mantiene la exactitud de los registros financieros y evita errores costosos. Y no es tan difícil como podría pensarse.

Aprenda a llevar al día los recibos de su negocio con consejos prácticos. Descubre por qué es importante llevar un registro de los recibos, qué recibos debes conservar y cómo organizarlos.

¿Por qué debe llevar un registro de los recibos de su empresa?

Guardar recibos significa mantener un registro legal de sus ingresos y gastos. Esto le ayuda a comprender mejor el rendimiento de su negocio. El mantenimiento de registros en la pequeña empresa también evita una temporada de impuestos estresante. Le proporciona la información que necesita para declarar todo correctamente.

He aquí algunas razones para mantener sus recibos en orden:

Mantener un buen registro empresarial

El seguimiento de su dinero le ayuda a comprender su negocio y sus gastos. Puedes detectar oportunidades de ahorro y tomar decisiones más inteligentes. También facilita la gestión de la tesorería y los impuestos. Con una imagen clara del rendimiento de tu negocio, puedes planificar con más eficacia.

Prepárese para la declaración de la renta

Los recibos le ayudan a mantener registros fiscales precisos y a maximizar las deducciones. Y según el IRS, debes conservar los registros de tres a siete años. Depende del tipo de gasto. Estar al tanto de sus registros agiliza la declaración de impuestos y reduce la posibilidad de errores. Además, los recibos pueden protegerle en caso de auditoría, ya que verifican sus declaraciones.

Preparar estados financieros

Las cuentas de resultados y los balances se basan en los datos de los recibos. Mantener los registros organizados ayuda a crear declaraciones claras y precisas. También demuestran que diriges una empresa estable y creíble. Necesitas estas declaraciones para solicitar préstamos o atraer inversores.

Prueba de compra o venta

La prueba de compra o venta sirve como documentación legal de sus transacciones. Puede ayudarle en desacuerdos con clientes, proveedores o autoridades fiscales. Concilie los recibos con cualquier devolución o cambio y mantenga sus registros actualizados y precisos. Esto demuestra que su empresa es transparente y digna de confianza.

ARTÍCULO RELACIONADO - Conceptos básicos de factura y recibo: Todo lo que los empresarios deben saber

8 consejos para organizar los recibos de la empresa

La forma en que gestionas tus recibos afecta a tu precisión y eficacia financiera. A continuación te explicamos cómo organizar los recibos con estrategias sencillas:

1. Utilice un escáner de recibos

Simplifique el seguimiento de sus gastos con la tecnología de gestión inteligente de recibos.

La aplicación de facturaciónInvoice Simple convierte tu teléfono en una herramienta de contabilidad. Te permite utilizar la cámara de tu smartphone para escanear recibos. La aplicación captura automáticamente la información clave del recibo y la almacena como un registro de gastos.

Esto reduce el desorden de papeles, simplifica el seguimiento de los gastos y permite escanear los recibos sobre la marcha.

2. Categorizar por proyecto y tipo

Crea categorías para clasificar tus recibos. Por ejemplo, material de oficina, gastos de viaje y compras de equipos. Guarda los recibos de la empresa y los personales en carpetas separadas. Archívalos a medida que los recibas.

3. No olvide ordenar por fecha

Ordene sus recibos dentro de cada categoría por fecha. Esto agiliza las revisiones financieras y te prepara para las auditorías o los informes de final de año. Mantén un sistema de archivo basado en el tiempo para encontrar los recibos fácilmente cuando los necesites.

4. Aproveche su bandeja de entrada de correo electrónico

Pide a los cajeros que te envíen los recibos por correo electrónico siempre que sea posible. Esto automatizará el archivado y evitará tener que lidiar con copias en papel. También facilitará la organización y el almacenamiento de los recibos por fecha o categoría.

5. Utilice su programa de contabilidad

Utiliza programas como Invoice Simple Simple para gestionar tus recibos. Puedes cargar y clasificar los recibos. Organizar los documentos y hacer un seguimiento de los gastos en un solo lugar evita errores.

6. Organízate sobre la marcha

Mantén tus recibos organizados aunque estés de viaje. Utiliza aplicaciones móviles para controlar y clasificar tus gastos a medida que compras suministros, en lugar de hacerlo después. Gestionar los gastos en tiempo real evita perder recibos y reduce el estrés de final de mes.

7. Conviértalo en un hábito semanal

Cree un proceso estandarizado para presentar y aprobar informes de gastos cada semana. Unas directrices claras ayudan a los miembros del equipo y a los clientes a saber lo que usted espera. Y las revisiones periódicas detectan los errores a tiempo.

8. Consulte a su contable

Si tienes un contable, trabaja con él para desarrollar una estrategia de ingresos para tu empresa. Pueden aportarte información sobre tu sector y ayudarte a maximizar las deducciones fiscales.

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - Cómo separar los gastos personales de los de la empresa

¿Qué tipos de recibos debe guardar un empresario?

Los recibos pueden tener un gran impacto en los impuestos de la empresa y en el seguimiento de los gastos.

He aquí algunos tipos de recibos que siempre debe conservar:

• Inventario como componentes del proyecto y compras relacionadas con el trabajo
• Bienes como maquinaria, tecnología y equipos profesionales que compras o alquilas.
• Suministros de oficina y productos esenciales para el espacio de trabajo, como ordenadores, muebles y artículos de papelería.
• Gastos de viaje o desplazamientos profesionales, incluidos transporte, alojamiento y manutención.
• Gastos de marketing para justificar los gastos de publicidad, promociones y desarrollo empresarial.

6 errores contables comunes que debe evitar

Incluso con las mejores intenciones, los errores contables pueden poner en peligro los registros financieros. Entenderlos es el primer paso para evitarlos.

He aquí algunos de los errores más comunes:

1. Procrastinación

Aplazar la organización de los recibos puede hacer que se pierdan documentos y se cometan errores. Dedique tiempo a mantener al día sus registros financieros. Organícese al máximo.

2. Utilizar las herramientas contables equivocadas

Un software anticuado o inadecuado puede generar ineficiencias. Selecciona un sistema que se adapte a las necesidades de tu empresa y a tu nivel de conocimientos. Plataformas fáciles de usar como Invoice Simple Simple son perfectas para hacer un seguimiento de los gastos y generar informes.

3. Tirar los recibos

No lo tire si no está seguro de un recibo. Te arriesgas a errores en tus registros y a que se te pasen deducciones. Cuantos más recibos guardes, más precisas serán tus finanzas y más fáciles te resultarán las auditorías.

4. Falta de deducciones

No puede reclamar deducciones fiscales sin recibos. La falta de documentos puede suponer la pérdida de ahorros fiscales y registros inexactos. Una vez más, en caso de duda, consérvelos, preferiblemente escaneados en un programa informático, para poder encontrarlos rápidamente cuando los necesite. 

5. No hacer copias de seguridad

Ten siempre copias de seguridad digitales de tus registros financieros. Utiliza discos duros externos y almacenamiento en la nube para proteger tu contabilidad frente a la pérdida de datos.

ARTÍCULO RELACIONADO - Cómo redactar un recibo de pago: Buenas prácticas

Preguntas frecuentes

¿Aún no sabe cómo gestionar los recibos? Aquí tienes algunas preguntas frecuentes.

¿Dónde debo guardar mis recibos?

Utiliza el almacenamiento en la nube para guardar los recibos de tu empresa en formato digital. También puedes utilizar aplicaciones de contabilidad o seguimiento de gastos para escanear los recibos sobre la marcha. La clave es guardarlos todos en el mismo sitio para que nada se extravíe.

¿Debo conservar todos los recibos de mi empresa?

No tiene por qué guardarlo todo. Guarda los recibos de:

• Todas las compras relacionadas con la empresa
• Gastos fiscalmente deducibles
• Cualquier recibo que sirva para una deducción fiscal
• Adquisición de equipos o activos
• Gastos de viaje y representación

No necesitas guardar:

• Compras personales
• Gastos mínimos e inconsecuentes
• Duplicado de recibos

¿Cómo guardo los recibos para los impuestos de mi empresa?

Guarda los recibos para los impuestos de la empresa con aplicaciones de almacenamiento en la nube o de seguimiento de recibos. Así evitarás perder copias físicas y mantendrás todo organizado.

Controle fácilmente los gastos de su empresa con Invoice Simple

Aprender a organizar las facturas es sólo el principio. El rastreador de gastos empresariales de Invoice SimpleSimple te permite escanear recibos, capturar datos clave y generar informes de gastos con sólo pulsar un botón. Añade Invoice Simple Simple y haz el seguimiento de recibos sin esfuerzo.