Cómo rellenar un recibo de alquiler (con ejemplo)

Si recibe pagos de alquiler por la propiedad de la que es propietario, necesita que los recibos de alquiler (también conocidos como recibos de alquiler) formen parte de su proceso de pago. Un recibo de alquiler es un documento de "prueba de pago" que muestra el precio del alquiler pagado, cualquier gasto añadido y la fecha en que se pagó el alquiler.

Los recibos de alquiler te ayudan a registrar los pagos en caso de que surja alguna disputa con un inquilino. Pero más allá de eso, los recibos de alquiler son importantes para hacer un seguimiento de tus ingresos, rellenar los impuestos y salvaguardar tu inversión.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber, incluido cómo rellenar un recibo de alquiler.

Pasos para rellenar un recibo de alquiler

Rellenar un recibo de alquiler es esencial para registrar con precisión la información que necesitará más adelante. Campos como la fecha de pago, el número de recibo, la información del inquilino y los totales de los pagos te serán útiles para resolver conflictos o declarar tus impuestos.

Estos son los pasos para rellenar un recibo de alquiler:

• Rellene la Fecha de pago para registrar la fecha en que se recibió el pago.

• Añada el Número de recibo para registrar los pagos en curso efectuados por el inquilino.

• Incluya su Información del propietario en la esquina superior izquierda. De este modo, el inquilino podrá ponerse en contacto con usted si tiene alguna duda.

• En el Facturar a rellene los datos del inquilino, como nombre, dirección, teléfono y correo electrónico.

• En el Enviar a incluya cualquier información que difiera de la información de facturación. Puede tratarse del departamento específico responsable de procesar los pagos de alquiler de los inquilinos comerciales.

• A continuación, rellene los Campos de pago desglosados. Estos incluyen:

• Descripción: Aquí, registre cada una de las partidas individuales de la cuota total, como "alquiler base" frente a "cuota por retraso".

• CANT: Anote la cantidad de cada partida. En la mayoría sólo aparecerá "1" como cantidad. Sin embargo, una partida como "gastos de limpieza" puede aparecer varias veces al mes.

• Precio unitario: Asigna la tarifa base por partida.

• Total: Multiplicar el Precio unitario por la CANT.

Por último, registre el importe del pago. Estos campos incluyen:

• Subtotal: Sume todos los Total campos.

• Descuento: Anote cualquier descuento ofrecido.

• Subtotal menos descuento: Restar el Descuento del Subtotal.

• Tipo impositivo: Introduzca el tipo impositivo de su zona.

• Impuesto Total: Multiplica el Tipo Impositivo por el importe del Subtotal Menos Descuento.

• Gastos de envío: Añada la tarifa de envío/manipulación si procede.

• Pagado $: El importe final de la factura que ha pagado el inquilino.

Nota: Muchos plantillas de recibos de alquiler calcularán automáticamente los totales basándose en las cantidades que introduzcas. Esto agiliza el proceso y significa que tienes que hacer menos cuentas, ¿a quién no le gusta eso?

Ejemplo de recibo de alquiler

Entonces, ¿cómo es un recibo de alquiler? El siguiente ejemplo muestra un recibo que incluye toda la información importante que usted y sus inquilinos necesitan.

Puede encontrar otros recibos de alquiler que incluyan menos información. Sin embargo, es preferible un recibo de alquiler desglosado, como el del ejemplo anterior. Al desglosar cada elemento del coste del alquiler, se evitan registros imprecisos que pueden dar lugar a disputas posteriores.

No olvides que los recibos de alquiler no son sólo para ti. De hecho, muchos estados exigen que los propietarios entreguen recibos de alquiler a los inquilinos. Otros estados especifican que sólo los inquilinos que pagan en efectivo deben recibir un recibo.

Lo mejor es consultar las ordenanzas de tu estado y ciudad para confirmar la normativa sobre recibos de alquiler.

Modelo de recibo de alquiler

No tiene por qué empezar de cero. Puedes utilizar una plantilla de recibo de alquiler para crear recibos profesionales y precisos para tus inquilinos rápidamente.

Una buena plantilla de recibo de alquiler incluirá campos para toda la información esencial que necesita registrar con el recibo. Es preferible que utilices un modelo de recibo desglosado para indicar todos los costes que contribuyen al total del alquiler pagado.

Busque una plantilla de recibo de alquiler que le permita cargar su logotipo. Esto personaliza el recibo y le da un aspecto más profesional.

Por último, elige una plantilla de recibo de alquiler que haga los cálculos por ti. Muchas plantillas incluyen fórmulas integradas para calcular el coste total automáticamente, ahorrándote tiempo.

 

¿Por qué es importante un recibo de alquiler?

Como propietario (o administrador de fincas), ya está bastante ocupado. Por eso, añadir otra tarea a su plato puede no resultarle atractivo. Pero proporcionar a tu inquilino un recibo de alquiler cada vez que paga te ofrece ambas ventajas.

Por eso son importantes los recibos de alquiler:

Facilita el registro de los pagos

Los recibos de alquiler proporcionan un registro exhaustivo de los ingresos recibidos de la propiedad. No es tan sencillo como suponer que su inquilino ha pagado el precio fijo del alquiler cada mes. Los retrasos en los pagos pueden modificar la fecha de pago y aumentar el saldo con los recargos por demora en los que se incurre.

Los recibos de alquiler incluyen un campo de fecha de pago y un desglose detallado de los costes de las partidas. Así, comprenderás fácilmente cuándo se realizó un pago y cualquier aumento o disminución con respecto a la tarifa mensual estándar.

Cuando llegue la temporada de impuestos, apreciará tener un registro completo de los pagos como referencia para su Anexo E formulario.

Resolución de litigios sobre alquileres

Los litigios sobre alquileres son una realidad común para los propietarios. Por desgracia, este problema no hace más que crecer debido a las tensiones económicas relacionadas con el COVID.

Sólo en el condado de Los Ángeles, las disputas por alquileres casi se han duplicado en comparación con las cifras anteriores a la pandemia. Mientras tanto, el 54% de los propietarios encuestados informaron de un aumento de los impagos, retrasos o pagos parciales de locales comerciales, oficinas y naves industriales.

Los recibos de alquiler proporcionan un registro imparcial y objetivo que puede utilizarse para resolver disputas. Al tener un rastro en papel, puedes asegurarte de que estás protegido frente a demandas frívolas de los inquilinos.

Evita confusión entre propietarios e inquilinos

Somos humanos. Al final se cometen errores. Usted o su inquilino pueden olvidar que un pago se realizó correctamente en el pasado o un cheque puede perderse en el correo.

La confusión no hará sino multiplicarse con el paso del tiempo. Los recibos de alquiler te ofrecen un registro claro y accesible para verificar que cada mensualidad se ha pagado a tiempo.

¿Cómo llevar un registro de los pagos del alquiler?

Ahora que entendemos la importancia de hacer un seguimiento de los pagos del alquiler, pasemos a cómo almacenar esos pagos. Existen herramientas manuales y digitales para realizar el seguimiento de los pagos del alquiler. Decidir cuál es la mejor para ti requiere sopesar qué método se adapta a tu flujo de trabajo actual y simplificará tus tareas diarias.

He aquí dos métodos estándar para llevar un registro de los pagos del alquiler.

Utilice un talonario de recibos

Los talonarios de recibos de alquiler son una buena forma, aunque manual, de llevar un registro de los pagos del alquiler. Cada vez que pague un alquiler, anote la fecha, el importe y la forma de pago en el talonario. Así dispondrá de un registro conciso de todos los pagos de alquiler realizados.

La desventaja de los talonarios de recibos es que se trata de un proceso manual. Si gestionas varias propiedades, es posible que no quieras tener que realizar otra tarea repetitiva.

Añada un programa de gestión de facturas/alquileres a su empresa

Un software de gestión de facturas/alquileres Invoice Simple-es una herramienta digital que te ayuda a llevar el control de los pagos del alquiler y los datos de los clientes.

Con este software, puede automatizar tareas, recibir notificaciones de facturas entregadas o leídas y controlar sus ingresos mensuales y anuales. Además, con un solo clic, exporta y envía informes a tu contable o a otros miembros del equipo para que la contabilidad sea coser y cantar.

¿Cuánto tiempo debo conservar los recibos de alquiler?

Cada estado tiene una normativa diferente sobre los recibos de alquiler y el tiempo que deben conservarse. En general, es una buena idea guardar los recibos de alquiler durante al menos tres años. Este plazo coincide con la recomendación del IRS de guardar los registros fiscales.

Sin embargo, el IRS puede auditar una declaración de impuestos hasta siete años después de presentarla. Por lo tanto, conservar los recibos de alquiler durante más de tres años podría ser útil en el improbable caso de una auditoría.

Deberías consultar a la oficina de vivienda de tu localidad para ver si existe alguna normativa en tu ciudad relativa a los recibos de alquiler. Además, compruebe el plazo de prescripción en su estado para las demandas interpuestas por los inquilinos contra sus propietarios. Esto le orientará sobre el tiempo que debe conservar los recibos de alquiler de los antiguos inquilinos.