Cómo rellenar un talonario de recibos: Guía completa

Distintas situaciones exigen distintos métodos de pago. A veces, redactas una factura por un trabajo autónomo. Puede que envíes una factura. Otras veces, estás sobre el terreno y los clientes quieren pagarte inmediatamente. Ahí es donde resulta útil un talonario de recibos.

Los talonarios de recibos facilitan el seguimiento de los pagos que recibe sobre la marcha. Pero para hacer un uso eficaz de esta herramienta, necesitas saber cómo rellenar un talonario de recibos. 

A continuación se explica cómo utilizar un talonario de recibos para facilitar el registro y aumentar la confianza de los clientes. 

¿Qué es un talonario de recibos?

Un talonario de recibos es un libro de recibos preimpresos que puede rellenar para proporcionar rápidamente a los clientes un comprobante de pago. El formulario contiene líneas para información básica, como los artículos comprados y los datos de contacto de tu empresa. También hay espacio para una lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados. 

Los recibos del talonario suelen tener una página superior extraíble que puedes quitar para dársela a los clientes. Todas las demás páginas son calcos, de modo que la información que escribes en la página superior queda registrada en el talonario. El resultado final es un libro lleno de recibos ordenados cronológicamente que muestra qué clientes le han pagado y cuándo lo han hecho. 

La mayoría de los talonarios de recibos tienen las páginas codificadas por colores, para que puedas saber cuál es el original y cuál es la copia al carbón. La página superior que arrancas y entregas a los clientes suele ser blanca. La copia que se queda en el libro es amarilla. 

Disponer de un talonario de recibos es práctico si suele cobrar sobre la marcha. No siempre se dispone de los recursos necesarios para imprimir un talonario o del tiempo necesario para esperar a volver a la oficina. Basta con el talonario y un bolígrafo.

¿Cómo se rellena un talonario de recibos?

Es fácil aprender a escribir un recibo porque el libro le guía a través de cada paso del proceso. Aunque pueda parecer complicado, todo lo que tienes que hacer es escribir la información correcta en las líneas en blanco de la plantilla. Eso es todo lo que necesitas para saber cómo rellenar un talonario de recibos. 

Esta es la información que debe incluir normalmente. 

1. Escriba la fecha y el número de recibo

Algunos talonarios de recibos vienen con recibos prenumerados. Pero en otros, tienes que escribir un número de recibo. Puedes elegir el número que quieras, pero es mejor tener un sistema para poder hacer un seguimiento de los pagos con facilidad. Por ejemplo, puedes empezar por 1000, 1001, etc.

También debe haber un lugar para poner la fecha. Elige entre la fecha en que realizaste el servicio o la fecha en que el cliente te pagó. No importa cuál de estas opciones elijas, siempre y cuando seas coherente para que sepas lo que muestran tus registros. 

2. Incluya todos los datos de contacto pertinentes

Incluya todos los datos de su empresa en el recibo para que los clientes puedan saber a quién han pagado. Anotar los datos de la empresa también facilita que los clientes le encuentren para repetir el servicio. Solo tienen que consultar el recibo.

Por lo general, debe incluir los siguientes datos:

• Nombre de la empresa
• Dirección
• Número de teléfono
• Página web 

3. Enumere una descripción de los productos

Los recibos registran lo que ha pagado un cliente. Cada uno suele contener una cuadrícula con muchas filas de líneas para que puedas hacer una lista detallada de los artículos a incluir. 

Cuando anote los artículos, sea lo más detallado y específico posible, sobre todo si vende varias versiones del mismo producto. Así evitarás posibles malentendidos. Por ejemplo, si el cliente ha comprado una taza negra y otra blanca, anote cada una en una línea diferente. Describa siempre el tamaño, el color u otras características distintivas. 

4. Incluir el precio

En cada fila del recibo hay un espacio para el precio y la cantidad. Escribe ambos en el área correcta para cada producto. 

Si vende varias cantidades de un mismo artículo, multiplique el número por la cantidad para obtener el precio total de esos artículos. Por ejemplo, si vendes cuatro tazas de 10 $, el precio total en la línea "taza" del recibo indicará que el cliente pagó 40 $.

5. Sume el importe subtotal

Sume el importe que el cliente ha pagado por todos los artículos, también conocido como subtotal. Anótelo en el recibo para que los clientes sepan el importe total que va directamente a su empresa. 

6. Contabilización de impuestos y gastos adicionales

Normalmente, hay cargos adicionales al coste de los productos, como impuestos y gastos de envío. Sume esos gastos adicionales después de sumar el subtotal, y asegúrese de incluir en el recibo detalles que muestren de qué se trata.

7. Calcular el total general

Sume todos los precios y comisiones para obtener el total general. Incluye este total de forma bien visible en el recibo para que tus clientes puedan verlo de un vistazo. 

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¿Por qué es importante llevar un talonario de recibos?

Si prefiere los recibos en papel, estos talonarios son la clave para la documentación sobre la marcha. Estas son algunas de sus grandes ventajas:

• Evite errores. Evite errores de facturación haciendo un seguimiento de los servicios que ha prestado y de los artículos que han pagado los clientes. Si tienes una copia del recibo, es menos probable que factures dos veces a alguien que ya ha pagado. 
• Entregue un recibo al cliente rápidamente. Este libro facilita la redacción de un documento para un cliente en cuestión de segundos. No tiene que preocuparse de cómo hacer un recibo de pago. Basta con sacar el libro cada vez. 
• Mantenga registros. El libro guarda todos los recibos en un lugar práctico, lo que facilita el proceso de contabilidad. Todo lo que tiene que hacer es hojear el libro. 
• Gestione el inventario. Una documentación clara facilita ver lo que ha eliminado de su inventario y necesita reponer. La información está ahí, en el libro. 
• Resolver disputas. Llevar un registro detallado de los servicios e importes evita malentendidos. Cuando usted y el cliente tienen exactamente la misma copia del recibo, no hay sorpresas. 

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4 consejos para rellenar un talonario de recibos

Al igual que con un libro de facturas u otros registros contables, la precisión es crucial. Con el proceso adecuado, puede asegurarse de que su libro sea lo más útil posible para su empresa.

Aquí tienes algunos consejos:

1. Sea coherente. El sistema de numeración y la metodología para enumerar los artículos deben ser lo más coherentes posible. Esto ayuda a los clientes a saber a qué atenerse. También agiliza los procesos de contabilidad y gestión de inventarios. Puede consultar cualquier recibo y ver de un vistazo lo que ha vendido y cuánto ha ganado. 
2. Opta por la tinta. Utiliza un bolígrafo azul o negro en lugar de un lápiz. Así te asegurarás de que la copia en papel carbón que quede en tu libro sea legible y fácil de leer. 
3. Mantenga una copia de seguridad. No querrá perder su libro y el registro completo de todas las transacciones de su empresa. Ponga en marcha el proceso de copia de seguridad adecuado para evitarlo. Esto puede incluir mantener múltiples copias en papel o hacer copias digitales. 
4. Automatice a medida que crece. Escribir recibos manualmente es fácil cuando su empresa es pequeña. Pero, a medida que crece, puede resultar demasiado lento y difícil de controlar. Busca software y herramientas de facturación para automatizar el proceso. Muchos programas pueden generar recibos por ti y almacenar copias digitalmente para que la búsqueda sea rápida y sencilla. 

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