Eres un pensador innovador e independiente. ¿Cómo lo sabemos? Porque dirige su propia empresa con éxito, y eso no es poco. 

Llevas muchos sombreros. Eres un representante de atención al cliente y un mago de la administración. Eres un gurú del marketing y el jefe del departamento de facturación. 

Es normal que tengas que aprender algunas cosas por el camino. Y si una de ellas es cómo convertir un presupuesto en una factura, estás en el lugar adecuado. 

En esta guía le ayudaremos a mejorar sus conocimientos sobre facturación. En primer lugar, compararemos las diferencias entre presupuestos y facturas. A continuación, analizaremos el valor de convertir presupuestos en facturas con precisión. 

Le daremos instrucciones fáciles de seguir que explican exactamente cómo hacer la conversión. Incluso te ofreceremos algunas ideas sobre el uso de software y automatización. 

Terminaremos nuestra guía con un par de consejos rápidos que puedes poner en práctica hoy mismo. 

Cobrar está a punto de ser más fácil. 

Presupuestos y facturas: Explicación de las principales diferencias 

Antes de entrar en detalles, aclaremos algunas definiciones. 

Una estimación es un cálculo aproximado de lo que costará el proyecto o servicio. ¿Su objetivo? Ayudar a los clientes a decidir si le contratan o no. 

Un presupuesto suele incluir: 

• El alcance del trabajo, es decir, una descripción de los servicios o productos que proporcionará. 
• Desglose de los costes totales previstos 
• Condiciones específicas aplicables al proyecto 
• Si procede, un plazo estimado de entrega 

En cambio, una factura es como un recibo. Es la forma de solicitar el pago al cliente. 

Según Investopedia: "Además de notificar a un cliente que el pago es debido, [una factura] también sirve como un rastro de papel para fines contables." 

Las características clave incluyen: 

• Un número de factura único 
• Descripción de los servicios prestados 
• El importe total adeudado 
• Condiciones de pago, como cuándo y cómo efectuar un pago 
• La fecha de vencimiento del pago 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: Los 9 elementos esenciales de una factura para pequeñas empresas 

Ahora, comparemos los dos: 

	Estimación	Factura
Propósito	Proporciona un coste aproximado de los servicios o trabajos	Solicita el pago de servicios o productos terminados
Cronometraje	Enviado antes del inicio de las obras	Enviado una vez finalizado el trabajo
Flexibilidad	Puede cambiar en función del alcance o los costes del proyecto	Debe reflejar el coste final acordado
Obligación legal	No es jurídicamente vinculante	Legalmente vinculante
Componentes	Incluye alcance, costes, calendario y condiciones	Incluye el número de factura, los servicios, el total adeudado y las condiciones de pago

El valor de convertir sus presupuestos en facturas

Cuando convierte un presupuesto en factura, está transformando su esquema de costes estimados en una solicitud de pago formalizada. Es un paso imprescindible en el proceso de facturación. 

Garantiza que la factura final coincida con el coste acordado. Esto garantiza la precisión y ayuda a evitar disputas sobre pagos. 

¿Cuáles son las ventajas? Aquí tienes tres. 

1. Agiliza el proceso de facturación 

Empezar la factura desde cero, en lugar de partir del presupuesto existente, lleva más tiempo. También es más arriesgado: si intentas recordar lo que acordaste con el cliente, puedes equivocarte. 

Al convertir el presupuesto en factura, se ahorra tiempo. Entregas una factura coherente con lo que el cliente esperaba. Y esto mejora su experiencia. 

Le esperan excelentes críticas y clientes habituales. 

2. Flujo de caja estable 

Los clientes no pueden pagarte el trabajo antes de recibir tu factura. 

Pero hay muchas razones para posponer la facturación. Puede que no tenga tiempo. O puede que el proceso le resulte tedioso y molesto. 

Sea cual sea el motivo, utilizar los presupuestos como base de la factura simplifica todo el proceso. Puedes facturar más rápido, lo que significa que es más probable que te paguen a tiempo. 

El resultado es un flujo de caja constante. 

3. Establece relaciones sólidas con los clientes 

Como autónomo o propietario de una pequeña empresa, sabe lo importantes que son las relaciones con los clientes. 

Las relaciones positivas fomentan las compras repetidas. También atraen a nuevos clientes, gracias al poder del marketing boca a boca. 

Cuando la factura coincide con el presupuesto, se cumplen las expectativas del cliente. No se les sorprende ni se les pilla desprevenidos, lo que puede quebrar la confianza. 

Guía paso a paso: Cómo convertir un presupuesto en factura 

Convierta sus presupuestos en facturas precisas y profesionales. Cobre más rápido y mantenga contentos a sus clientes. Le explicamos cómo. 

Paso 1: Revisar el presupuesto aprobado 

Lo primero es lo primero: eche un vistazo al presupuesto original aprobado. 

¿Sigue siendo exacta? ¿Son correctos todos los datos? ¿Está de acuerdo el cliente con los servicios propuestos y su coste? 

También conviene revisar los datos del cliente. En algunos casos, es posible que hayas enviado el presupuesto a una persona pero vayas a facturar a otra. Ten en cuenta este tipo de discrepancias antes de seguir adelante. 

Complete este paso para: 

• Evitar malentendidos 
• Garantizar la precisión 
• Evitar problemas posteriores 

Paso 2: Transferencia a un formato de factura 

Su estimación es correcta. Ahora, es el momento de iniciar la conversión. 

Transfiera los detalles a una factura. Incluye todos los elementos importantes, como los servicios prestados y sus tarifas. Añade el importe total adeudado. 

A veces, puede que envíe una sola factura que cubra más de un presupuesto. En estos casos, asegúrate de que el total adeudado es la suma de todos los presupuestos. 

Facilítalo: Considera la posibilidad de utilizar una plantilla de factura o un programa informático de facturación. Así no tendrás que empezar cada vez con un documento en blanco. 

Complete este paso para: 

• Mantener la coherencia del proceso de facturación 
• Asegúrese de que la factura refleja lo que usted y su cliente acordaron 

ARTÍCULO RELACIONADO: 8 Alternativas a QuickBooks: Gratuitas y de pago 

Paso 3: Verificar los detalles y hacer ajustes 

En el mejor de los casos, los errores tipográficos y de cálculo pueden provocar retrasos. ¿Y en el peor de los casos? Provocar discusiones o disputas con sus clientes. 

Así que tómate tu tiempo para comprobar todos los detalles. Vuelve a calcular el importe final adeudado, sobre todo si lo haces manualmente. 

¿Ha incluido algún trabajo extra que no estuviera incluido en el presupuesto original? ¿Y los descuentos aplicables? 

Si encuentra algún error o descuido, realice los cambios necesarios. 

Complete este paso para: 

• Confíe al 100% en la exactitud de sus facturas 
• Asegúrese de que le pagan por todos los servicios prestados 
• Mantener relaciones sólidas y positivas con sus clientes 

Paso 4: Añadir información logística 

Los presupuestos y las facturas tienen elementos diferentes. Asegúrate de añadir los elementos exclusivos de las facturas. 

Esto incluye datos como el número de factura, las condiciones de pago, la fecha de vencimiento y los recargos por demora. 

Complete este paso para: 

• Fomentar el pago rápido 
• Dar a los clientes la información que necesitan para pagar 
• Sea transparente sobre sus políticas de pago para evitar confusiones 

Paso 5: Generar la factura 

Todo está en su sitio y donde debe estar. Tómate un último minuto para revisar la factura por si hay algún error o falta información. 

A continuación, guarde la factura. Por lo general, las facturas se envían en formato PDF. 

• Si utilizas Microsoft Word, puedes convertir el documento en PDF. 
• Si utilizas un programa de facturación, lo más probable es que exporte automáticamente la factura en formato PDF. También puede proporcionarte un enlace. Se lo envías al cliente por SMS o correo electrónico. Ellos hacen clic y pagan en línea. 

Hágalo más fácil: Utiliza un programa de facturación. Como ya hemos dicho, facilita la generación y el envío de facturas. También facilita el pago a tus clientes. 

Complete este paso para: 

• Crear la factura final que se enviará al cliente 
• Asegúrese de que todo tenga un aspecto profesional 
• Asegúrese de que sus facturas se envían a tiempo 

Paso 6: Enviar la factura al cliente 

Ahora, envíe la factura a su cliente. 

Lo más probable es que se lo envíes por correo electrónico, pero comprueba que los datos de contacto son correctos. Añade un mensaje cortés. Algo así como 

"Estimado [NOMBRE], 

Gracias por su colaboración. He adjuntado su factura final a este correo electrónico, que incluye mis condiciones y métodos de pago. 

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros. 

Lo mejor, 

[SU NOMBRE]" 

Si tienes un enlace a la factura, puedes añadirlo al correo electrónico. También puedes enviárselo por SMS al cliente si ese es su canal de comunicación preferido. 

Complete este paso para: 

• Entregar la factura a la persona adecuada 
• Atienda las preferencias de sus clientes 
• Fomentar las relaciones con los clientes 

Paso 7: Seguimiento en caso necesario 

Si no has recibido el pago en la fecha prevista, haz un seguimiento. Sea amable y breve. Puede que su cliente se haya olvidado. 

Asegúrese de incluir la factura original en su mensaje. 

Facilítalo: Configura recordatorios automáticos si tu programa de facturación lo permite. De este modo, el proceso de pago se mantiene en marcha sin demasiado trabajo extra. 

Complete este paso para: 

• Asegúrese de que le pagan por todos los servicios 
• Mantenga su tesorería 

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Software para automatizar el proceso 

Los propietarios de pequeñas empresas como usted pierden una media de 96 minutos de tiempo productivo al día. Al cabo de un año, esto equivale a tres semanas enteras. 

¿La buena noticia? La tecnología puede ayudarle a recuperar ese tiempo.  

El software de facturación puede ayudarle a simplificar sus tareas financieras. Se encarga de facturar por ti, para que puedas dedicar más tiempo a lo que mejor sabes hacer. 

Así es como ayuda el software: 

• La transferencia de datos es automática. Puede convertir un presupuesto en una factura en cuestión de clics. 
• Sus facturas reflejan automáticamente cualquier cambio en los servicios prestados que se produzca a lo largo del proceso. Puedes añadir rápidamente nuevas partidas o ajustar los costes. 
• Sus clientes pueden pagarle de forma segura a través del software. Todo está integrado: el software de facturación y el procesamiento de pagos. Esto hace que los pagos sean más rápidos y cómodos.

¿Cómo beneficia a su empresa este nuevo y mejorado proceso de facturación automática? Puede esperar: 

• Menos errores y más coherencia 
• Pagos más rápidos para mejorar la salud financiera 
• Seguimiento de pagos más fácil y preciso 
• Un aspecto más profesional que inspira confianza 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: La herramienta imprescindible para los contables 

4 consejos para convertir presupuestos en facturas sin problemas 

Aquí tienes cuatro consejos que te ayudarán a convertir presupuestos en facturas sin complicaciones: 

• Revise el formato de sus presupuestos. Compruebe si sus presupuestos incluyen todos los detalles necesarios. Esto hace que la transferencia de información a una factura sea más rápida y precisa. 
• Utilice una plantilla de factura. Examine su sistema de facturación actual. Si es manual, considere la posibilidad de utilizar plantillas. Pueden ahorrarte mucho tiempo. 
• Identifique los cuellos de botella de su proceso. Al facturar, ¿dónde se atasca? Utilice esta información para mejorar su flujo de trabajo. 
• Busque software de automatización. Busca un software de facturación que automatice el proceso de presupuesto a factura.