Cómo cobrar recargos por demora en una factura (con ejemplo)

¿Sabía que, por término medio las pequeñas empresas pasan 15 días al año persiguiendo el pago de facturas atrasadas?

No sólo es una estadística molesta, sino también costosa. Podrías pasar esos días trabajando en otros proyectos (y cobrando por ellos), cerrando otros tratos o descansando en casa con tu familia. Ni que decir tiene que los retrasos en los pagos limitan el flujo de caja y pueden crear más problemas de contabilidad con el tiempo.

Aunque el 54% de las empresas espera tener que hacer frente a retrasos en los pagos, esa no tiene por qué ser su realidad. Cobrar recargos por demora en las facturas animará a los clientes a pagar a tiempo. Además, te aportará un poco más de dinero cuando las facturas se retrasen.

En este artículo se explica cómo cobrar recargos por demora en el pago de una factura y cómo redactar las facturas con recargos por demora. También te daremos algunos ejemplos para que los utilices cuando escribas correos electrónicos sobre recargos por demora y hables de facturas vencidas con clientes.

Empecemos.

¿Cómo cobro recargos por retraso en el pago de una factura?

La mejor forma de proceder a la hora de cobrar recargos por retraso en el pago de una factura es la mejor forma de proceder en la mayoría de las cosas: una buena comunicación.

Si comunicas claramente tu política de morosidad a los clientes desde el principio, podrás establecer expectativas de pago desde el principio. Esto puede ayudarte a evitar conversaciones incómodas en el futuro. Además, hacer que los clientes sean conscientes de los recargos desalentará los retrasos en los pagos.

Incluir la política de morosidad y las comisiones en el contrato inicial con los clientes es la forma más eficaz de asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo al respecto. También debe incluir esta información en la sección "sección de "términos y condiciones de cada factura que emita.

Otra razón importante para comunicar su política de morosidad desde el principio es que las comisiones por demora sólo son legales si se establecen y acuerdan en el contrato original con el cliente o en las condiciones de pago.

Pero, ¿qué ocurre si se olvida de especificar los recargos por demora en un contrato antes de prestar sus servicios? ¿Te quedas sin suerte si el cliente paga tarde?

Bueno, depende.

Si un cliente no paga su factura a tiempo, puedes intentar cobrarle recargos por demora a posteriori, pero no tendrás mucho poder legal para exigir su cumplimiento. Podrían negarse a pagar la comisión de demora, ya que nunca se acordó.

Si se encuentra en esta situación, le recomendamos que consulte sus opciones con un profesional del Derecho.

(¿Lo sabía? Puede añadir recargos por demora a sus facturas como una partida utilizando Invoice Simple. Pruébelo gratis!)

¿Cuánto puedo cobrar de demora?

La forma más habitual de cobrar un retraso pago es aplicar un porcentaje de interés al importe original atrasado. Los distintos estados tienen leyes diferentes sobre el máximo anual sobre el tipo de interés anual máximo que se puede cobrar por las facturas atrasadas, así que asegúrese de investigar la normativa de su estado.

Cómo calcular los recargos por demora en el pago de facturas

Una vez que conozca el tipo de interés anual máximo de su estado, puede establecer su propio tipo de interés de demora anual o mensual. Si fija un tipo de interés anual, divídalo por 12 para obtener el tipo de interés de demora mensual.

A continuación, puede utilizar esta ecuación para calcular la comisión de demora de una factura vencida:

(Pago total adeudado) x (% de tasa mensual de demora) = Tasa de demora

Supongamos que su estado permite un tipo de interés anual máximo del 12%. Decides optar por el máximo porque, ¿por qué no hacer valer tu dinero? Eso hace que tu tasa mensual de demora sea del 1% (12% ÷ 12 = 1%).

Supongamos ahora que tiene un cliente con una factura atrasada de 1.000 dólares. Esto es lo que le costaría el retraso:

($1,000) x (.01) = $10

Y eso hace que su nueva factura total:

($1,000) + ($10) = $1,010

¿Y si la factura de nuestro cliente lleva más de un mes de retraso? ¿Se añaden otros 10 dólares al total después de un mes? ¿O calculas un nuevo recargo por demora basado en su nuevo total de 1.010 dólares? Si haces esto último, estarías cobrando interés compuesto.

Las leyes sobre el cobro de intereses compuestos por demora también varían según el estado. Algunos lo permiten y otros no. Algunos lo permiten hasta una determinada cantidad. Una vez más, tendrás que investigar y decidir qué política es la mejor para tu empresa.

¿Cuál es la tasa estándar por demora en una factura?

En el caso de las pequeñas empresas, una comisión de demora estándar para una factura vencida suele ser del 1-1,5% mensual. Los expertos también recomiendan un 10% de interés anual como un buen punto de referencia, ya que es probable que no sobrepases el límite en la mayoría de los estados.

En última instancia, sin embargo, la comisión por demora adecuada para usted dependerá de su negocio. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de decidir cuándo aplicar una comisión de demora y cuánto cobrar:

• Si quiere conservar el negocio del cliente
• El estilo y la personalidad de su marca
• Su relación con el cliente individual
• Historial de pagos del cliente

Factura con recargo por demora (y ejemplo de factura) 

Pedir dinero a la gente nunca es divertido, ni siquiera cuando te lo deben. Puede ser complicado mantener una conversación cordial y acabar con el dinero en el bolsillo.

Una vez más, la forma más eficaz de cobrar recargos por demora es incluirlo en el contrato inicial y en las condiciones de la factura. Aquí tienes una lista de comprobación con la información que debes incluir en la redacción de la factura:

• Tasa de demora
• Número de factura
• Importe adeudado
• Servicios adquiridos
• Fecha de vencimiento del pago
• Cuándo se aplican los recargos por demora
• Instrucciones de pago

Y aquí tienes un ejemplo de factura con recargo por demora que puedes utilizar en tu contrato:

[ "Gracias Gracias por elegir Jeff's Contracting para sus necesidades de contratación. El pago de esta factura es debido dentro de 30 días. Por favor, tenga en cuenta que una cuota mensual de retraso del 1% de la cantidad total adeudada se cargará en los pagos atrasados. Los pagos se consideran atrasados cuando se presentan más de 30 días después de la emisión de esta factura." ]

 

Cómo redactar un correo electrónico para una factura vencida con recargos por demora 

Por desgracia, como propietario de una pequeña empresa, es probable que tenga que escribir más de una vez correos electrónicos sobre facturas vencidas. Crear una plantilla para estos correos electrónicos te ayudará a hacerlos más fáciles y a mantenerlos profesionales.

Esto es lo que debe incluir su plantilla de correo electrónico para facturas vencidas con recargos por demora:

• Número de factura

• Servicios prestados
• Fecha de vencimiento de la factura original
• Tasas de demora
• Nuevo total adeudado con recargos por demora
• Instrucciones de pago

• Original de la factura adjunta

Asegúrate de ser claro y directo sobre los recargos por demora y lo que se debe en tu correo electrónico, manteniendo la profesionalidad. Y trata de facilitar al máximo el pago de la factura al cliente.

Factura vencida con cargos por demora Plantilla de correo electrónico

Asunto: Urgente: Factura #12345 vencida

Hola [Nombre del cliente],

Espero que le vaya bien. Sólo quería recordarte que la factura nº 12345 vencía el [fecha de vencimiento] y ahora está vencida. De acuerdo con la política de morosidad establecida en nuestro contrato, se le ha aplicado un recargo del X%.

Para su comodidad, he adjuntado la factura original y una factura actualizada que refleja el nuevo saldo adeudado. Si las circunstancias le impiden efectuar el pago, póngase en contacto con nosotros lo antes posible para que podamos buscar una solución alternativa.

Por favor, envíe su pago antes de [fecha de vencimiento] y responda a este correo electrónico confirmando que ha recibido la factura actualizada y que su pago ha sido enviado.

Gracias, señor,

[Su nombre]

SEGUIR LEYENDO: Cómo redactar un correo electrónico de factura vencida

¿Cómo explico a mis clientes los recargos por demora? 

Cuando expliques a tus clientes que se les están cobrando recargos por demora, sé lo más claro e informativo posible. Puede que te sientas raro diciéndole a un cliente que ha incurrido en cargos adicionales, pero es tu derecho como proveedor de servicios hacer cumplir tu política y cobrar lo que se debe.

En nuestra plantilla de correo electrónico encontrará todo lo que debe incluir para explicar a sus clientes los recargos por demora. Estos son los puntos clave en los que debes incidir:

• Fecha de vencimiento del pago original
• La fecha de vencimiento de la factura
• Nuevo importe adeudado con la tasa de demora aplicada
• Fecha de vencimiento del nuevo saldo

Recuerda que siempre es mejor explicar a los clientes tu política de recargos por demora antes de prestarles los servicios. De este modo, si te encuentras con una factura vencida, puedes remitirte al contrato original para explicar que se han aplicado recargos por demora.

SEGUIR LEYENDO: Facturas impagadas: Guía sencilla para autónomos y pymes

¿Cómo solicitar educadamente los pagos atrasados? 

Cuando te pongas en contacto con tus clientes por retrasos en los pagos, recuerda que aún no conoces sus circunstancias. A veces, ocurren cosas.

La factura de un cliente puede estar atrasada porque tu correo electrónico ha ido a parar a su carpeta de spam. O puede que esté esperando a que llegue un cheque a su cuenta antes de enviar el pago. A veces, el cliente puede incluso olvidarlo.

Cuando te dirijas por primera vez a tus clientes por retrasos en los pagos, dales el beneficio de la duda. Recuérdeles amablemente que su pago ha vencido y ofrézcales una última oportunidad para pagar antes de incurrir en recargos por demora.

Iniciar conversaciones sobre morosidad con amabilidad y comprensión puede salvarle más de una valiosa relación con un cliente a lo largo de la vida de su empresa.

Si un cliente no ha respondido a uno o varios correos electrónicos de morosidad, llámale. Una llamada telefónica será más directa y te permitirá mantener un diálogo franco y abierto sobre la situación.

Cómo hacer frente a facturas extremadamente tardías 

Supongamos que has enviado varios correos electrónicos a un cliente con una factura vencida y le has llamado varias veces. Y ahora, han pasado meses, y su saldo ha quedado impagado y sigue aumentando con todos los recargos por demora. ¿Qué debe hacer ahora?

En primer lugar, no te rindas. Puede que tengas la tentación de darlo por perdido y en tus impuestospero no deberías. Te has ganado ese dinero y mereces que te paguen por tu duro trabajo. Además, no querrás que se corra la voz de que dejas pasar las facturas atrasadas.

Si sus amables y cada vez más urgentes recordatorios de morosidad no surten efecto, puede que haya llegado el momento de recurrir a un abogado. Ellos pueden redactar y entregarle una carta de requerimiento de pago y, si lo desea, ayudarle a llevar su caso a los tribunales o a encontrar una agencia de cobros.

Tanto si decide llevar a su cliente a los tribunales como si no, debe hacer saber a otros empresarios que no es una persona o un proveedor fiable con quien trabajar. Puede hacerlo con brodmin, un directorio independiente de clientes y empresas morosos e impagadores.

Los empresarios pueden visitar sitio web de brodmin para denunciar a los clientes y proveedores de la empresa que no hayan pagado sus facturas.

El objetivo es ayudar a otros empresarios a evitar el mismo destino de una factura impagada proporcionándoles un recurso donde puedan investigar a los clientes antes de trabajar con ellos. Al documentar a los infractores frecuentes, les ayudas a tomar mejores decisiones.

SEGUIR LEYENDO: Consejos de facturación: ¿Puede condonar facturas impagadas?

Facturación sencilla 

El cobro de recargos por facturas vencidas, e incluso la creación de facturas en general, puede ser un proceso estresante y lento. Sin embargo, si utilizas nuestros sencillos consejos y ejemplos como guía, podrás empezar a cobrar recargos por demora en tus facturas con confianza y profesionalidad.

¿Necesita más ayuda para añadir recargos por demora a sus facturas? Utilice el generador de facturas gratuito de Invoice Simplepara incluir partidas para recargos por demora y notas para las condiciones de pago. Le facilitaremos el proceso de facturación.