Para muchas industrias, dirigir una empresa con éxito significa tener un proceso de aprovisionamiento. El aprovisionamiento consiste en obtener o comprar bienes para que una empresa pueda funcionar. Incluye el aprovisionamiento, la compra, la recepción y la inspección de estos bienes.

Un departamento o proceso de compras bien gestionado puede ahorrar dinero y mejorar las relaciones con los proveedores. También puede predecir las interrupciones de la cadena de suministro utilizando la tecnología para identificar cuándo y dónde podría no haber productos disponibles en el futuro. Esto ayuda a gestionar el flujo de mercancías que entran en la empresa, minimizando el riesgo de quedarse sin ellas.

Una parte importante de esto es utilizar una nota de recepción de mercancías. En este artículo hablaremos de la definición de nota de recepción de mercancías, qué información debe incluir y mucho más.

¿Qué es un albarán de recepción de mercancías?

Una nota de recepción de mercancías es un documento que verifica que una empresa ha recibido las mercancías pedidas a un proveedor en buen estado. Significa que su proveedor le ha enviado todo lo que usted solicitó, en buenas condiciones, a tiempo y en el lugar correcto.

Estas notas pueden estar en papel o guardadas digitalmente. Sea cual sea el tipo que decida utilizar, asegúrese de tener unas prácticas de registro excelentes. Almacenar las notas de recepción de mercancías es importante para: 

• Gestión de existencias
• Cumplimiento y gestión de riesgos
• Precisión financiera
• Resolución de litigios
• Control de calidad
• Contabilidad, especialmente en temporada de impuestos
• Responsabilidad en la contratación pública

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Bienes recibidos Pagarés Usos

Una nota de entrada de mercancías tiene muchas utilidades para una pequeña empresa, todas ellas encaminadas a mantener un buen registro y contabilizar los suministros.

• Validación de las mercancías recibidas. El objetivo principal de una nota de recepción de mercancías es comprobar que ha recibido todos los suministros que pidió y que son de buena calidad.
• Gestión del inventario. Las notas de recepción de mercancías le ayudan a realizar un seguimiento de su inventario para que pueda mantener un recuento preciso de lo que tiene en existencias. Demuestran que ha recibido lo que pidió, lo que se reflejará en los niveles de existencias. 
• Ayudar en la contabilidad. Los contables necesitan las notas de entrada de mercancías para verificar los saldos de inventario. También las utilizan para mantener el libro de existencias contra las entradas de compras.
• Gestión de problemas. Supongamos que recibe el 75% de las existencias que ha pedido. Cuando lo desembale, emitirá una nota de recepción de mercancías a su proveedor indicando que ha recibido un envío parcial. Esto ayuda a mitigar las disputas sobre lo que ha recibido y en qué condiciones y cantidad. 

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El papel de la nota de recepción de mercancías en el proceso de contratación pública

El proceso de contratación de su empresa puede seguir distintos pasos. Pero, en general, la mayoría de las empresas siguen más o menos estos pasos:

1. Identificar una necesidad.
2. Envíe una solicitud de compra.
3. Elegir o contratar a un proveedor.
4. Negocia el precio.
5. Cree una orden de compra (PO).
6. Obtenga una factura.
7. Recibir la mercancía.
8. Confirma un combate a tres bandas.

Una vez que haya recibido la factura del proveedor y las mercancías que pidió en los pasos seis y siete, emitirá la nota de recepción de mercancías indicando la cantidad y la calidad que le han entregado. Si todo llega según lo pedido, lo anotas en este documento. 

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Por qué es esencial un albarán de recepción de mercancías

Una nota de recepción de mercancías es importante por varias razones. Veámoslas a continuación.

• Verificar facturas. A la hora de efectuar los pagos, el departamento financiero necesita saber que la empresa ha recibido todos los suministros que pidió. Si dirige usted solo sus operaciones, necesita verificar todas las entregas que recibe. Una nota de recepción de mercancías también puede ahorrar tiempo si hay discrepancias. Como la fecha de facturación y la fecha de entrega no suelen coincidir (el proveedor tarda unos días en entregar la mercancía después de emitir la factura), este documento sirve de puente entre ambas. Verifica que lo que figura en la factura es lo mismo que lo que se ha recibido. Además, ayuda a evitar el fraude en las facturas y los errores en los pagos al confirmar lo que ha llegado.
• Seguridad para todos. La nota de recepción de mercancías cubre tanto al proveedor como al comprador. Permite a ambas partes volver a comprobar el pedido antes y después de la entrega.
• Ahorro de tiempo. Los contables no necesitan dar vueltas o enviar correos electrónicos para determinar si la empresa ha recibido sus mercancías. Basta con cotejar la mercancía recibida con la factura.

¿Qué información debe incluir un albarán de recepción de mercancías?

El formato de una nota de recepción de mercancías es importante para mantener registros precisos y garantizar un acuerdo vinculante con su proveedor. Esta es la información que deben contener:

• Nombre del proveedor
• Detalles del producto
• Cantidad de productos
• Fecha de entrega
• Número de pedido
• Nombre del receptor

5 consejos para gestionar con éxito los albaranes de entrada de mercancías

Tramitar una nota de entrada de mercancías es fácil cuando se sabe cómo. Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de que tu proceso es preciso y correcto: 

1. Realice una comprobación durante la recepción. Compruebe si todo lo que ha pedido ha llegado a tiempo y al lugar correcto. No querrá que el almacén de un lugar tenga un exceso de existencias porque el proveedor haya realizado la entrega en la dirección equivocada.
2. Asegúrese de que la calidad y la cantidad coinciden. Compruebe en qué condiciones ha llegado su pedido. Incluso puedes hacer pruebas con algunos de los artículos en función de tu trabajo. Por ejemplo, si has pedido papel de impresora para la oficina, abre una resma e imprime en ella una página de prueba. Esto es especialmente importante si utilizas un proveedor nuevo en el que aún no confías.
3. Guarde bien la nota de recepción de mercancías. Guarde un registro físico o digital de sus notas de entrada de mercancías para tener una prueba de recepción en caso de que surja algún problema más adelante. Esto también ayuda a garantizar que las existencias en el libro mayor coinciden con lo que hay en su inventario. Tanto si tiene un departamento de contabilidad y un almacén como si es una sola persona trabajando en su habitación libre, necesita estos documentos para sus registros.
4. Informar al proveedor de los problemas. Si hay algún problema con la mercancía recibida, es importante notificarlo al proveedor de inmediato. Es esencial comprobar los suministros inmediatamente en cuanto llegan. De este modo, podrás resarcirte en caso de que el proveedor discuta la entrega.
5. Emisión de copias de la nota de recepción de mercancías. Varias personas necesitan una copia de la nota. Si usted es un empresario individual, sólo usted y el proveedor necesitan una copia. Su proveedor necesita una nota de recepción de mercancías para protegerse de posibles disputas y asegurarse de que el pedido se envió correctamente. Si tienes un equipo más grande, los equipos de contabilidad o compras también necesitan una copia para llevar un registro. 

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuál es la diferencia entre un albarán de entrega y un albarán de recepción de mercancías?

El albarán de entrega procede del proveedor. Es su propio documento de registro emitido al comprador que verifica que alguien entregó las mercancías solicitadas. También se conoce como albarán o entrada de mercancías.

Por el contrario, una nota de recepción de mercancías indica la recepción de mercancías en nombre del comprador. Es la prueba de que el comprador dice haber recibido todos los suministros que pidió en buen estado. Y en el momento y lugar adecuados. 

En cualquier caso, tanto el proveedor como el comprador necesitan una copia de la nota.

¿Quién genera un albarán de recepción de mercancías?

El departamento de recepción genera una nota de recepción de mercancías. Puede tratarse de empleados de almacén, recepcionistas u otro personal autorizado a aceptar entregas.

¿Quién firma el albarán de recepción de mercancías?

El comprador y el proveedor deben firmar una nota de recepción de mercancías. El representante del proveedor firma para confirmar que ha entregado los artículos en buen estado. El comprador firma para confirmar que ha recibido la mercancía.

¿Cuál es la diferencia entre un albarán de recepción de mercancías y un albarán de recepción de servicios?

Una nota de recepción de mercancías es la prueba y confirmación de haber recibido las mercancías en el momento y lugar solicitados y en buen estado.

Una nota de servicio recibido confirma que el proveedor ha prestado y completado los servicios solicitados por el comprador.

Ambos son documentos generados por el comprador para cubrirse en caso de que surja un problema en el futuro y para mantener un buen registro.

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