Los informes de gastos bien gestionados son activos valiosos, especialmente para las empresas que reembolsan a los empleados. 

Los informes de gastos registran los costes de la empresa a lo largo del tiempo, ya sean mensuales, trimestrales o anuales. Documentan todo, desde los pagos hasta los impuestos y las deudas. Y son clave para reembolsarte a ti mismo o a tus empleados correctamente. 

He aquí cómo crear un informe de gastos de la forma correcta. Sepa qué debe incluir y cómo puede beneficiarse su empresa de ello. 

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos registra los gastos de su empresa en un periodo determinado enumerando los costes en detalle. Puedes rellenarlo a mano en un cuaderno o diario. Pero suele ser más fácil crear uno digital en una hoja de cálculo o una tabla. Todo lo que tienes que hacer es dejar espacios para los importes, las categorías y otros datos, y rellenar las celdas sobre la marcha. 

Desde las compras de la empresa hasta los reembolsos, los informes de gastos enumeran cada céntimo que gasta su empresa. También incluyen información de apoyo, como fechas y categorías. Esto te permite auditar tus gastos, hacer un seguimiento de las acumulaciones y elaborar un presupuesto preciso y realista. 

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La importancia de los informes de gastos

Hacer un seguimiento de los gastos es una buena forma de planificar los gastos futuros. Pero también resulta útil de otras maneras. La siguiente lista ilustra la importancia de esta técnica habitual de contabilidad. 

Los informes de gastos bien elaborados pueden:

• Le ayudamos con los reembolsos a empleados. Los empleados que utilizan su propio dinero para artículos de empresa necesitan que se les devuelva el dinero rápidamente. Un informe de gastos enumera los detalles de cada uno de estos casos. Esa información puede ayudarle a devolver el dinero de forma eficiente.
• Controle el rendimiento de su empresa. Los informes de gastos describen la relación entre los gastos y las cuentas por cobrar. Esto le proporciona la información que necesita para equilibrar su presupuesto y proyectar el crecimiento en el futuro.
• Seguimiento de gastos para su declaración de impuestos anual. Todas las empresas tienen que pagar impuestos. Por suerte, algunos de sus gastos pueden reducir su carga fiscal. Su informe de gastos puede clasificar cualquier coste empresarial deducible y mantener su carga fiscal anual bajo control. 

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¿Qué debe incluir un informe de gastos?

Un informe de gastos debe registrar tanta información como sea posible. Cuanto más documente sobre sus gastos, mejor informado estará sobre sus finanzas. La siguiente lista detalla algunos de los datos que conviene incluir: 

• Información sobre proveedores. Enumere los datos identificativos de las empresas a las que compra. Si vuelve a comprar servicios con regularidad, puede utilizar el formulario de informe de gastos para calcular una asignación para el siguiente ciclo presupuestario.
• Información del empleado. Si un empleado ha pagado un gasto y necesita que se le reembolse, escriba aquí sus datos. Debe haber secciones para su nombre y otros identificadores en su plantilla de informe.
• Tipo de gasto. Separe los gastos por categorías. Tanto si llevas un diario escrito a mano de tus gastos como si utilizas un programa informático de informes de gastos, organizar los artículos por tipo es una forma estupenda de hacer un seguimiento rápido de la información. 
• Fecha. Incluya una fecha para cada gasto del informe. Si introduces los días, meses y años de tus gastos, podrás hacerte una idea más amplia de los cambios financieros que se producen a lo largo del tiempo.
• Subtotal e importe total. Mientras que el importe total de un gasto enumera un coste completo, los subtotales lo dividen en partes relevantes. El subtotal de una factura puede revelar el precio de un artículo antes de impuestos, lo que resulta útil para verlo. Pero el total incluye todo con el coste del artículo, dando una imagen completa de lo que has pagado. En la mayoría de los casos, sólo necesitas el total, a menos que prefieras calcular los impuestos por separado.

Explicación de los tipos de informes de gastos

Puede crear varios tipos de informes de gastos. Los que elija dependerán de sus plazos de presentación de informes. Pero normalmente utilizará cada uno de estos tipos en algún momento del año. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Una sola vez. Los informes de gastos únicos son los más sencillos. Documentan gastos que sólo se producen una vez. Son más útiles cuando su empresa incurre en un gasto que no forma parte de sus operaciones habituales. Puede tratarse de un equipo nuevo o de un gasto de emergencia. 
• A largo plazo. Los informes de gastos a largo plazo hacen un seguimiento de todos los gastos de su empresa en un trimestre o un año. La gestión de la tesorería a largo plazo permite conocer los cambios en los gastos a lo largo del año.
• Recurrentes. Los informes de gastos recurrentes se refieren a compras que se realizan cada semana, mes o año. Los gastos pueden incluir suscripciones o pedidos regulares de suministros. La mayoría de las plantillas de gastos recurrentes combinan los gastos repetidos en una sola línea, lo que le permite anticiparse a los costes y ahorrar tiempo a la hora de rellenar el informe.

Cómo crear un informe de gastos paso a paso

Hay dos formas de crear un informe de gastos. Puede hacerlo a mano o con un programa informático. Aquí tienes una guía para cada una de ellas:

Manualmente

Hacer un informe de gastos a mano le permite personalizarlo como desee. También puede ahorrarle dinero, ya que no tendrá que comprar software. Pero lleva tiempo. También crea oportunidades para errores humanos. Siga estos pasos para crear manualmente un informe de gastos:

1. Crear un informe de gastos a partir de una plantilla 

Si no sabes por dónde empezar, utiliza una plantilla. Suelen estar disponibles en Internet y en programas de contabilidad. Si tienes empleados, busca una plantilla fácil de usar que puedas distribuir cómodamente en la empresa para que puedan rellenar los gastos cuando surjan.

2. Rellene Gastos, Detalles y Comentarios

Añada los gastos a medida que se produzcan. El informe debe tener secciones claras para los detalles de cada compra, a fin de evitar confusiones posteriores. Las secciones pueden incluir la fecha en que se produjo el gasto u otros comentarios aclaratorios.

3. Compruebe su exactitud

Cuando un empleado cumplimenta un informe, suele enviarlo a un responsable o al departamento de contabilidad para que lo evalúe. Esto le permite comprobar su exactitud e integridad. 

Si es necesario, esta es la etapa en la que usted o su contable reembolsan a las personas en consecuencia. El informe final de gastos debe confirmar que se ha producido el reembolso para que no haya malentendidos.  

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Utilizar el software de informes de gastos

Utilizar un software de informes de gastos suele merecer la pena, sobre todo cuando tiene empleados a los que quiere reembolsar puntualmente. Sigue estos pasos para hacer un seguimiento de tus gastos con el software de informes de gastos: 

1. Enviar todas las facturas y recibos a una dirección de correo electrónico

La mejor forma de recibir información para los informes de gastos es por correo electrónico. Usted y sus empleados pueden enviar los recibos y los importes a un solo lugar. Usted o su contable pueden recibir la información e introducir los gastos en su software.

2. Espere a que el software procese y clasifique los gastos

El software de informe de gastos organiza sus gastos en función de las políticas que haya especificado. A continuación, crea un informe de gastos para usted.

3. Recibir el informe

Una vez que el informe esté listo, léalo por encima. Aunque la mayoría de los programas informáticos son eficaces, puede haber habido errores humanos en las entradas originales. Cuando estés seguro de que todo es correcto, guarda el informe para tus archivos y reembolsa al personal en consecuencia. 

4 ventajas de elegir un software de informe de gastos

El software adecuado simplifica los informes de gastos. Estas son las tareas que podría cubrir para usted:

1. Admite múltiples políticas de gastos de la empresa. El software de informe de gastos puede admitir y organizar cada una de sus políticas por usted, ahorrando tiempo y posibles dolores de cabeza al realizar un seguimiento de todo.
2. Automatice el proceso de generación y presentación de informes. Generar y enviar informes es tan fácil como pulsar un botón. Puede encontrar plantillas que se ajusten a las necesidades de su empresa y gestionar los informes sobre la marcha.
3. Detectar gastos fraudulentos. El software puede detectar el fraude incluso mejor que los humanos. Señala las actividades sospechosas para que puedas comprobarlas y evitar más problemas.
4. Visualice los gastos de su empresa. Este software presenta todos los gastos en un formato digerible. Esta visión global de sus finanzas le permite detectar posibles excesos de gasto y ajustar los presupuestos de forma holística. 

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