Emitir una factura es sencillo en persona. Basta con anotar los datos y entregárselos al cliente. 

Cuando se está acostumbrado al papel, las facturas electrónicas -también conocidas como facturas electrónicas- pueden parecer complicadas. ¿Por qué rellenarlas en línea cuando las físicas funcionan perfectamente? En realidad, las facturas electrónicas facilitan el proceso de facturación. Puede personalizar mejor sus facturas, recordar a los clientes los plazos de pago e integrarlas con su sistema contable.

He aquí cómo compartir facturas con un solo clic.

¿Qué es la facturación electrónica?

Muchos creen que cualquier factura enviada por Internet es una factura electrónica. Pero hay algo más.

Las facturas electrónicas se hacen con software especializado que ofrece más capacidades, como informes de datos y automatizaciones. Y aunque estos documentos son facturas digitales, deben cumplir ciertos criterios para ser verdaderas facturas electrónicas. Estos requisitos garantizan que la factura cumple las normas legales y es segura para las empresas de todo el mundo. 

Para ser una factura electrónica, un documento tiene que:

• Estar en un formato digital, como EDIFACT, XML, PDF o X12.
• Viajar electrónicamente de un ordenador a otro
• Permanecerá inalterada y sin editar, por lo que será precisa y fidedigna.
• Contener toda la información vital, como la fecha y el importe adeudado.

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Comprender la mecánica de la facturación electrónica

Las facturas electrónicas contienen la misma información necesaria que las facturas en papel, como:

• La fecha
• Número de factura
• Nombre y logotipo de la empresa
• Información comercial del cliente
• Descripción de los bienes o servicios prestados
• El importe adeudado
• Formas y condiciones de pago

Incluir toda esta información le mantiene a usted y a sus clientes en la misma página. En caso de litigio, ambos pueden remitirse a la factura como fuente de la verdad.

Pero el proceso de facturación electrónica va más allá del envío de la factura en sí. Los programas informáticos modernos, como Invoice Simplepueden seguir los detalles por ti e incluso automatizar partes del proceso. Por ejemplo, envía automáticamente un mensaje al cliente unos días antes del vencimiento de su pago. Esto le ahorra tiempo y reduce la morosidad.

También puedes personalizar tus facturas utilizando plantillas que darán a tu empresa un aspecto más profesional. Sólo tienes que introducir la información de pago, las fechas de vencimiento e incluso tu firma. Además, programas como Invoice Simple te permiten guardar la información de clientes habituales para más tarde.

Un sistema digital de gestión de facturas le permite centrarse más en el crecimiento de su negocio y menos en el papeleo.

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - Ventajas de la facturación electrónica

Comparación de facturas electrónicas y digitales: ¿Cuál es la diferencia?

Las facturas electrónicas son un tipo más específico de factura digital. Aquí tienes un desglose de cómo funciona cada una.

Facturas digitales

• Mayor variedad de formatos. Las facturas digitales pueden tener varios formatos, como PDF o facturas en papel escaneadas.
• Comodidad. Estos formatos son fáciles de crear y compartir por correo electrónico u otros medios digitales.
• Características básicas. Las facturas digitales tienen funciones básicas. A menudo no pueden conectarse con programas de contabilidad y carecen de opciones avanzadas, como el seguimiento en tiempo real.
• Trabajo manual. La gestión de facturas digitales requiere mucho más tiempo y esfuerzo. Tienes que ocuparte personalmente de cosas como el seguimiento, la introducción de datos y el seguimiento de los clientes.

Facturas electrónicas

• Software especializado. Las facturas electrónicas utilizan un software específico para crear, enviar y recibir facturas.
• Automatización. Para facilitar el pago y otros procesos, el software de factura electrónica automatiza las tareas.
• Integración perfecta. Por lo general, las facturas electrónicas pueden conectarse con los sistemas de contabilidad existentes. Esto significa que es mucho más fácil hacer cálculos y un seguimiento holístico de las transacciones.
• Funciones avanzadas. Los sistemas de facturación electrónica tienen más funciones, como seguimiento en tiempo real, recordatorios automáticos e informes detallados.

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - ¿Qué es el procesamiento de pagos? 

11 Tipos de factura: Una visión general

Los sistemas de facturación digital pueden crear distintos tipos de facturas en función de sus necesidades. Aquí tienes un desglose de los tipos de factura más comunes y sus usos:

1. Factura de venta

La factura de venta es el tipo más popular de factura electrónica. Se utiliza para solicitar el pago de bienes o servicios vendidos. Incluye detalles como:

• Información sobre proveedores y clientes
• Número de factura
• Descripción de los bienes o servicios
• Importe adeudado
• Plazo de pago
• Formas de pago aceptadas

2. Factura pro forma

Se da una factura pro forma antes de entregar los bienes o prestar los servicios. Es más formal y detallada que un presupuesto y sirve de declaración de trabajo. El cliente y tú la utilizáis para acordar el pago y las entregas. Incluye:

• Desglose detallado de costes
• Descripción de la obra
• Condiciones previas a la venta o acuerdo final
• Cualquier otra información necesaria para informar al cliente antes del acuerdo final

3. Factura vencida

Envíe una factura vencida a los clientes que no hayan pagado en la fecha de vencimiento. Pueden incluir recargos por demora, y debe enviarlas lo antes posible. También deben contener todos los datos de la factura de venta original.

4. Abono

Un abono, o factura de crédito, se utiliza para conceder un descuento o reembolso. Suele deberse a mercancías dañadas o a errores de facturación. 

5. Nota de cargo

Una nota de cargo, también llamada factura de débito, indica un aumento del importe adeudado por el cliente. Si tu empresa utiliza más tiempo y recursos de los estimados inicialmente, envías una nota de cargo.

6. Factura mixta

Este tipo de factura combina los nuevos cargos a crédito y a débito en una sola factura, cuyo importe neto refleja lo que debe el cliente. 

7. Factura comercial

Si hace negocios con clientes de otro país, utiliza una factura comercial. Este tipo de factura le ayuda a enviar mercancías a cualquier parte del mundo sin problemas. Esta factura incluye:

• Clasificación aduanera
• Cantidad
• Peso
• Volumen
• Descripción
• Precio de la mercancía

8. Factura de horas trabajadas

La factura de control horario registra las horas trabajadas. Abogados, consultores y otros profesionales que cobran por horas o días utilizan este tipo de factura. Muestra el número de horas trabajadas y la tarifa por hora.

9. Factura provisional

Las facturas provisionales son para grandes proyectos que se desarrollan por etapas. Estas facturas se envían a cambio de pagos parciales cuando se alcanzan determinados hitos. Esto ayuda a gestionar la tesorería de los proyectos a largo plazo.

10. Factura final

Al final de un gran proyecto, envías una factura final. En ella se indica el importe total adeudado tras restar los pagos realizados durante el proyecto. Asegúrate de que se pagan todos los saldos restantes. Suele incluir:

• Un desglose detallado del coste total del proyecto
• Pagos intermedios anteriores
• El importe final adeudado

11. Factura recurrente

Las facturas periódicas se utilizan para servicios continuados. Estas facturas se emiten mensualmente o a otros intervalos regulares. 

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4 pasos para crear facturas electrónicas

Siga estos cuatro sencillos pasos para pasar a la facturación electrónica y aprovechar sus ventajas para su empresa.

1. Notificar a los clientes

Informe a sus clientes del cambio de facturas físicas o digitales a un sistema electrónico. Dígales la fecha en la que pueden esperar el nuevo formato.

La mayoría de los nuevos procesos tendrán lugar entre bastidores, pero si algo cambia para ellos, hágaselo saber. Por ejemplo, las facturas electrónicas podrían llegar por correo electrónico en lugar de por correo postal. Invoice Simple permite a los clientes pagar desde la propia factura, lo que facilita las cosas tanto a los clientes como a ti.

2. Implantar el sistema

Elige un sistema de facturación electrónica que se integre con servicios de los que ya disfrutas, como PayPal y Stripe. Así será más fácil configurarlo todo. Asegúrate de formar a tu equipo sobre cómo utilizar el nuevo sistema.

3. Crear la factura

Utiliza tu nuevo sistema para empezar a crear facturas. Muchos servicios ofrecen plantillas profesionales personalizables que agilizan mucho todo el proceso.

Introduzca todos los datos necesarios, incluidos:

• La fecha
• Número de factura
• Información al cliente
• Descripción de los bienes o servicios
• Importe adeudado
• Condiciones de pago

Asegúrese de que la información es correcta antes de enviarla. 

4. Enviar la factura

Una vez creada la factura, envíela a su cliente a través del sistema de facturación electrónica. El sistema seguro se encarga de que la factura llegue al cliente de forma segura. Deberías poder hacer un seguimiento del estado de la factura para comprobar su recepción y hacer un seguimiento si es necesario.

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Cómo la facturación electrónica agiliza las operaciones financieras

Si no está convencido, aquí tiene las ventajas de utilizar un sistema de gestión de facturas. Puede:

• Reducción de costes. El envío de documentos en línea reduce la necesidad de papel, impresión y franqueo. Esto supone un importante ahorro de costes.
• Mejorar los tiempos de respuesta. Las facturas electrónicas se entregan al instante. Gracias a ello, puede acelerar el ciclo de pago y mejorar su flujo de caja.
• Confíe en las comunicaciones seguras. Los sistemas de facturación utilizan canales seguros para enviar las facturas, lo que protege la información financiera sensible.
• Mantenga la integridad de los documentos. Las facturas electrónicas no pueden alterarse ni editarse. No tiene que preocuparse por cambios no autorizados o corrupción de datos.
• Integrarse con la mayoría de los sistemas de gestión. La mayoría de las soluciones de facturación electrónica se integran con el software financiero y contable existente. Disponer de esta función le ayuda a gestionar sus facturas y pagos.
• Dedique menos tiempo a tareas administrativas. Utilizar un sistema de facturación electrónica reduce el tiempo que dedica al papeleo. Podrá centrarse en lo más importante: dirigir su empresa. 

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5 consejos para elegir un programa de facturación electrónica

Conocer las ventajas de las facturas electrónicas es un buen primer paso. El siguiente es encontrar un software de facturación que se adapte a sus necesidades específicas.

He aquí algunos consejos muy valiosos para elegir el mejor sistema de facturación electrónica para su empresa:

1. Seguimiento financiero centralizado

Elija un sistema que controle las finanzas de su pequeña empresa en un único lugar. Así tendrás todos los datos de tus clientes al alcance de la mano y no tendrás que ir de un software a otro.

2. Notificaciones en tiempo real

Asegúrese de que el programa envía notificaciones cuando las facturas se entregan y se leen. Así evitarás preocuparte por correos electrónicos no entregados o perdidos.

3. Seguimiento de facturas pendientes

Elija un software que le muestre qué facturas están pendientes de pago. También debe hacer un seguimiento de sus fechas de vencimiento y recordar a los clientes cuándo y cómo pueden pagar.

4. Informes de ingresos automatizados

Busca un software que cree automáticamente informes sobre tus ingresos mensuales y anuales. Podrás identificar a los mejores clientes y los meses más rentables, lo que te proporcionará la información que necesitas para priorizar en consecuencia.

5. Exportación de informes accesibles 

Deberías poder exportar y enviar informes a tu contable o a los miembros de tu equipo con un solo clic. Esto simplifica la contabilidad y la preparación de impuestos, haciendo que todo el proceso sea coser y cantar.

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Utilice Invoice Simple para agilizar la facturación electrónica

Si aún no utiliza facturas electrónicas, se está quedando atrás. Empiece con Invoice Simpleel software de facturación con una configuración sencilla y automatizaciones fluidas. 

Invoice Simple envía alertas cuando se leen sus facturas y le permite realizar un seguimiento sencillo de las fechas de vencimiento. Puedes mantener fácilmente una lista de clientes y controlar tus ingresos mensuales con los informes integrados. Y tendrás acceso a plantillas únicas que te ayudarán a crear documentos bonitos y profesionales.