Si alguna vez has utilizado una tarjeta de crédito, conoces la definición de ciclo de facturación, aunque no te hayas dado cuenta. 

Un ciclo de facturación es el periodo de tiempo entre extractos. Por ejemplo, si recibes o envías una factura el primer día de cada mes, estás en un ciclo mensual. 

Entender cómo funcionan estos ciclos le ayuda a controlar los plazos. También te da la información que necesitas para establecer tus propios ciclos de facturación si diriges un negocio basado en suscripciones o cargos recurrentes. 

A continuación te explicamos cómo funcionan los periodos de facturación y cómo decidir la duración de un ciclo.

¿Qué es un periodo de facturación?

Las empresas que ofrecen servicios recurrentes o de suscripción no cobran a los clientes por cada uso. Los caseros no cobran el alquiler cada día. Netflix no cobra cada vez que lo ves. 

En cambio, la mayoría de las empresas facturan a los clientes a intervalos fijos, como una vez al mes o una vez al trimestre. Algunas empresas también facturan por uso o pocos usos, pero esto es menos habitual. El tiempo que transcurre entre cada factura se denomina ciclo o periodo de facturación. 

Estos ciclos ofrecen previsibilidad a los clientes. Ayudan a todos los implicados a comprender los plazos pasados, presentes y futuros. Además, los ciclos de facturación son más cómodos para los servicios recurrentes, porque la gente sabe cuándo tiene que pagar. Y las empresas saben cuándo recibirán el dinero. 

Ejemplos de ciclos de facturación 

He aquí algunos ejemplos de empresas que utilizan ciclos de facturación: 

• Compañías de telefonía móvil. Los proveedores de servicios de telefonía móvil suelen facturar cuando se inicia el servicio. Si alguien inicia el servicio el día 13, recibirá una factura cada mes el día 13. Esto significa que los clientes siempre saben cuándo pagar. Esto significa que los clientes siempre saben cuándo pagar, y la empresa recibe dinero constante porque la gente paga en días diferentes.
• Arrendadores. La mayoría de los contratos de alquiler empiezan el día 1 de cada mes, por lo que los arrendadores facturan mensualmente durante todo el plazo. Esta duración del ciclo ofrece coherencia a todas las partes implicadas. Y como mucha gente tiene presupuestos mensuales, puede planificar fácilmente los pagos del alquiler. 
• Aseguradoras. Las aseguradoras suelen dar a los clientes la posibilidad de elegir entre primas mensuales, trimestrales o anuales. Esta posibilidad de personalización facilita que los clientes decidan qué es más importante para ellos: pagar una vez y despreocuparse, o abonar sumas más bajas de forma más constante. 

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Diferentes tipos de ciclos de facturación

Los ciclos de facturación no siempre son mensuales. Y algunos ni siquiera se basan en el tiempo. He aquí las tres formas más habituales de determinar los periodos de facturación: 

• Uso. Los ciclos de facturación basados en el uso funcionan bien para servicios inconsistentes o variables. Los clientes pagan sólo por los servicios que utilizan, independientemente del momento. Las empresas se benefician porque pueden cobrar en función del trabajo real. Por ejemplo, un servicio de taxi podría acordar facturar cada 10 viajes. Los clientes recibirían la factura después del último trayecto, que podría ser semanal o mensual.
• Tiempo de utilización de un servicio. Las empresas facturan en función de las horas o días que prestan un servicio. Por ejemplo, un abogado puede enviar una factura a un cliente cada 10 horas de trabajo. Este enfoque es ideal cuando el alcance de las necesidades de un cliente no está claro de inmediato o puede evolucionar con el tiempo. La empresa puede trabajar tanto como sea necesario para cumplir los objetivos del cliente, incluso si se excede del alcance original. 
• Periodos fijos. Algunas facturas llegan cada semana, mes o trimestre. Este es el método que utilizan la mayoría de las empresas. Proporciona la mayor previsibilidad, ya que tanto las empresas como los clientes saben cuándo esperar los pagos. 

Mecánica del ciclo de facturación

A continuación le explicamos cómo funciona un ciclo de facturación y cómo elegir uno para su empresa:

• Decidir el calendario. Los ciclos de facturación mensuales son habituales, pero las empresas pueden elegir un calendario diferente. Decide qué es lo mejor para el servicio que ofreces. 
• Elija una fecha de inicio. A veces, el ciclo comienza el día en que un cliente empieza a recibir un servicio. Pero la fecha de inicio puede ser uniforme para cada persona. Por ejemplo, un arrendador o prestamista hipotecario podría enviar siempre los extractos el día 1 de cada mes.
• Proporcionar bienes o servicios. Puede tratarse de un mes de alojamiento, acceso a un servicio de streaming o una licencia de software. También puede ser el trabajo por horas o por proyectos de un autónomo.
• Enviar un extracto. Se envían a al final del ciclo. Incluyen una descripción de los servicios ofrecidos y su coste. 
• Dar un plazo. Los clientes disponen de un periodo de tiempo, como unos días o una semana, para realizar los pagos. Esto se denomina periodo de gracia. Los morosos pueden tener que pagar una penalización. 
• Esperar pago. Los clientes pueden enviar sus fondos a través de cualquier método de pago que la empresa acepte. Los métodos de pago más habituales son los cheques, las transferencias ACH y las tarjetas de débito.

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¿Qué determina la duración de un ciclo de facturación?

No hay una respuesta uniforme sobre la duración de un ciclo de facturación. Las distintas empresas pueden establecer duraciones diferentes en función de sus necesidades. Pero aquí tienes algunas de las opciones más habituales:

• Semanales. Los ciclos de facturación semanales proporcionan un acceso rápido a los pagos. Pueden ser menos convenientes porque las empresas tienen que enviar y conciliar las facturas con más frecuencia. Y los clientes tienen que enviar los pagos con más frecuencia. 
• Quincenal. La facturación quincenal ofrece un acceso relativamente rápido al efectivo, pero con menos implicación administrativa que la semanal. Muchas empresas pagan quincenalmente a sus empleados por horas. 
• Mensual. La facturación mensual es habitual en arrendadores, proveedores de telefonía móvil y servicios de streaming.
• Trimestral. Las empresas pueden facturar a sus clientes cada tres meses. Esto es más habitual en empresas que ofrecen servicios a largo plazo. Por ejemplo, las empresas de control de plagas que trabajan con un contrato anual pueden facturar los servicios de mantenimiento trimestralmente para obtener ingresos más constantes. 
• Anualmente. Muchas empresas sólo facturan una vez al año. Esto es habitual cuando prestan servicios continuados durante muchos años. Las compañías de seguros de automóvil y hogar suelen cobrar primas anuales. 

Si usted es una empresa que intenta decidir qué periodo de facturación utilizar, aquí tiene algunos consejos:

• Piense en sus clientes. ¿Prefieren pagar importes más elevados con menos frecuencia o importes más reducidos con más frecuencia? Con el servicio que ofreces, ¿tiene más sentido facturar por uso o por semana o mes? Si no está seguro, nunca está de más hacer una encuesta entre sus clientes para saber qué prefieren.
• Considere sus necesidades de tesorería. Es posible que necesite fondos constantes para hacer funcionar la empresa, y algunos ciclos de facturación sólo se producen unas pocas veces al año. Piense en sus sistemas financieros actuales y en qué tipo de ciclo puede servirles mejor. Por ejemplo, puede que prefiera la gran suma de la facturación anual a otras más pequeñas cada mes.
• Tenga en cuenta las normas del sector. ¿Con qué frecuencia cobran la mayoría de las empresas? Es posible que los clientes esperen un determinado ciclo de facturación, por lo que podría ser mejor seguir las prácticas de empresas similares.
• Vea lo que admite su software de facturación. Algunos programas facturan por defecto mensual o semanalmente. Y otros ni siquiera admiten facturas anuales o por uso. Tome nota de lo que su software de facturación puede hacer, y asegúrese de que el ciclo elegido está disponible. 

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3 consejos de expertos para gestionar su ciclo de facturación

Gestionar eficazmente un ciclo de facturación requiere planificación y organización. He aquí algunos consejos rápidos para que el proceso sea fluido:

1. Automatice el proceso de facturación. La automatización le ahorra tiempo, independientemente del tipo de ciclo que utilice. Un software de facturación como Invoice Simple puede enviar recordatorios, procesar pagos y emitir recibos por sí solo. Todo lo que tiene que hacer es configurarlo y comprobar su trabajo. 
2. Ofrezca varios métodos de pago. Los clientes pueden pagar más rápido si tienen más opciones. Establezca tantos métodos de pago como sea posible, como tarjetas de crédito, cheques y transferencias bancarias.
3. Envíe facturas sencillas. Las facturaso boletines deben ser concisos y fáciles de entender. Asegúrese de que sus secciones sean claras y contengan toda la información pertinente. Los clientes no necesitarán tantas aclaraciones, lo que ahorrará tiempo a ambas partes. 

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