El cuadro financiero de su pequeña empresa requiere aplicar conceptos contables en torno a los gastos. Hay dos categorías principales: la depreciación y la amortización. Se trata de dos categorías distintas. Cuanto mejor entiendas la amortización frente a la depreciación, más informada será tu toma de decisiones. 

En esta guía aprenderá qué son la amortización y la depreciación. Además, le explicaremos sus principales diferencias, cuándo utilizar cada una y las ventajas que ofrecen a su empresa.  

A continuación, concluiremos con consejos clave para utilizar cada concepto en su empresa. 

¿Qué es la amortización? 

La amortización es una práctica de contabilidad empresarial centrada en los activos intangibles. Los activos inmateriales no son físicos, pero siguen teniendo valor. Se amortiza para repartir el coste de un activo intangible a lo largo de su vida útil.  

Algunos ejemplos de activos inmateriales son: 

• Acuerdos de franquicia 
• Marcas, derechos de autor y patentes 
• Software y activos digitales 
• Propiedad intelectual (PI) 

Aunque no sean activos físicos, pierden valor con el tiempo. Por ejemplo, su tecnología puede quedarse obsoleta y dejar de ser útil. Las empresas utilizan la amortización para representar con exactitud la disminución de estos activos intangibles con el paso del tiempo. 

La información procedente de la amortización práctica puede proporcionar información sobre el rendimiento financiero relacionado con los gastos en los que incurre por el uso y mantenimiento de estos activos. 

Existen varios cálculos posibles para la amortización: 

• Método lineal: Es una opción uniforme para reducir el valor del activo cada año hasta que finalice su vida útil. Es la forma más sencilla de amortizar. 
• Método de saldo decreciente: Este método acelera el importe del valor, con cifras más altas al principio, que luego van disminuyendo. Se utiliza cuando se quiere reconocer más gastos ahora o para activos utilizados más intensamente en sus primeros años. 

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¿Qué es la depreciación? 

La depreciación es similar a la amortización. También distribuye sistemáticamente el coste de un activo a lo largo de su vida útil. Sin embargo, se refiere a activos físicos.  

La depreciación representa cuánto del valor de un activo se ha utilizado o consumido durante un periodo específico. Suele reflejar el desgaste, la obsolescencia o el envejecimiento.  

Algunos ejemplos de activos físicos o fijos son: 

• Equipamiento 
• Propiedad 
• Vehículos 
• Hardware. 

Hay varios términos que necesitará conocer a la hora de hacer cálculos de depreciación. En primer lugar, el coste del activo es un gasto en sus registros contables. Simplemente está extendiendo el gasto a lo largo de su vida útil. 

La segunda es comprender su importancia en sus finanzas. Le proporciona información sobre la rentabilidad, ya que indica la disminución del valor del activo. Reduce el valor contable del activo, que es necesario en los cálculos fiscales. 

Entonces, ¿qué métodos son utilizables para determinar la depreciación? Los más habituales son el método lineal y el degresivo, definidos anteriormente.  

Otros cálculos son: 

• Doble amortización: Se puede utilizar para acelerar el importe de la amortización duplicando la tasa utilizada en el método lineal. 
• Unidades de producción: En esta opción, se halla el valor de los activos que producen ingresos antes de que se deterioren. Es una buena opción para artículos que funcionan considerablemente a lo largo del tiempo, como equipos o vehículos. 
• Depreciación por dígitos de la suma de los años: Podría utilizar este método para los activos que son más valiosos y útiles en sus primeros años. Funciona para cosas que se deprecian rápidamente. 

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Diferencias clave entre amortización y depreciación 

Como puede ver, la depreciación frente a la amortización tienen algunas coincidencias y similitudes. Sin embargo, son únicos, distintos y no intercambiables. 

¿Cuál es la diferencia entre depreciación y amortización? Veamos las principales diferencias entre ambos conceptos. 

Cubren diferentes clases de activos 

La amortización sólo se aplica a los activos intangibles. La amortización se utiliza con los elementos fijos y físicos que adquiere para su empresa. 

Además, los activos amortizables suelen tener una vida útil mucho más larga. Algunos pueden ser de duración indefinida. Suelen perder valor debido a la innovación tecnológica, la expiración de un atributo legal (por ejemplo, el fin de las marcas registradas) o una mayor competencia en el mercado. 

Todos los activos amortizables tienen una vida útil finita. Con el uso pierden valor. También pueden quedar obsoletos cuando se disponga de algo mejor. 

Métodos de cálculo 

La amortización suele ser más sencilla en los cálculos. Por ejemplo, si su empresa invierte en una marca que cuesta 10.000 dólares a lo largo de cinco años, el valor de amortización es el coste de la patente dividido por su vida útil. 

En este ejemplo, el gasto de amortización es el mismo cada año. 

La depreciación puede ser más compleja. En realidad depende del tipo de activo y de su uso. Es más probable que el gasto de depreciación sea dinámico cada año en función del método de cálculo. 

Repercusiones financieras 

Otra diferencia entre amortización y depreciación es cómo afecta a sus registros contables y a los impuestos. 

La amortización le ayuda a repartir el coste del activo a lo largo del tiempo. La depreciación le permite recuperar el gasto de un elemento físico a lo largo del tiempo, disminuyendo gradualmente el valor contable en su balance. 

Opciones de aceleración 

Puede acelerar la depreciación, sobre todo si el activo va a tener un uso más intensivo en sus primeros años. La amortización rara vez se aceleraría. 

Los activos físicos suelen utilizar el sistema de recuperación acelerada de costes modificados (MACRS). Este método le permite recuperar la base de coste de un activo que se deteriora. El MACRS puede ser beneficioso a efectos fiscales, ya que le permite recuperar anticipadamente un gasto mayor. 

Valor de salvamento 

El valor de salvamento es un término esencial relacionado con los activos. Es el valor contable estimado de un activo una vez completada la depreciación. 

Puede reducir la base amortizable de un activo físico por su valor residual. No se puede hacer lo mismo con un activo inmaterial. Sólo en raras ocasiones tendría un valor de salvamento. 

Al final de la vida útil de un activo inmaterial, le queda la amortización acumulada. Es el gasto total que has registrado por ese activo a lo largo del tiempo. 

Uso de la cuenta de contrapartida 

Otra diferencia a tener en cuenta gira en torno a las cuentas de contrapartida. Una contrapartida es una cuenta del libro mayor que reduce el valor de una cuenta relacionada cuando se compensan las dos. 

Una cuenta de contrapartida tiene un saldo opuesto al de la cuenta relacionada. Por ejemplo, si la cuenta relacionada tiene un activo con un saldo deudor, su contrapartida tendrá un saldo acreedor. 

La amortización puede no utilizar una contrapartida, pero la depreciación siempre lo hace. 

Ventajas de comprender la amortización y la depreciación para su empresa 

El conocimiento de la depreciación frente a la amortización proporciona información sobre los costes y la rentabilidad. Son vitales para la visibilidad de sus finanzas. Puede obtener los siguientes beneficios. 

Ambos son deducibles en sus impuestos como gastos empresariales. Para las pequeñas empresas con presupuestos mínimos, pueden suponer una enorme ventaja fiscal. 

Puede utilizar la amortización indefinidamente hasta que el activo deje de ser utilizable. Es una deducción anual mientras lo estés utilizando. 

La depreciación también reduce su carga fiscal, ya que puede ser un gasto de varios años. 

Tendrá claro el valor real de un activo. Podrá comparar su función como generador de ingresos con sus costes. Esta información puede ayudarle a tomar mejores decisiones de compra. 

La amortización y la depreciación también ayudan a valorar los activos. De este modo, puede ser más preciso a la hora de comunicar el valor contable neto de un activo. 

Saber cuándo utilizar cada método le garantiza que también está aplicando las fórmulas correctas en contabilidad. 

Cuándo utilizar la amortización frente a la depreciación en contabilidad 

¿Cuándo se debe utilizar la amortización frente a la depreciación? La primera respuesta, y la más obvia, es que la amortización es para los activos intangibles. La depreciación es para los activos físicos.  

He aquí algunos ejemplos concretos: 

Adquisición de aplicaciones informáticas 

Con este gasto, has comprado un activo digital, como un software de facturación. Determina que lo utilizará durante al menos cinco años sin necesidad de actualizarlo. Lo amortizarías dividiendo el coste entre la vida útil. 

Gastos de material informático 

El hardware informático es tecnología, pero es un bien real como la pantalla de un monitor o un portátil. En este caso se utilizaría la amortización. Dividiríamos su coste entre la vida útil prevista. 

Artículos con valor de salvamento 

Lo más probable es que cualquier activo que tenga un valor de salvamento probable entre en la clase de depreciación. Por ejemplo, los equipos informáticos pueden reacondicionarse y revenderse. 

Usted compra una máquina por 10.000 $ y piensa utilizarla durante tres años. Transcurrido ese tiempo, su valor de salvamento es de 500 $. Por tanto, tu gasto de depreciación es: (10.000 $ - 500 $) dividido por tres años. 

Si tiene dudas sobre la depreciación frente a la amortización, consulte los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA ). Los PCGA ofrecen asesoramiento y orientación sobre el tratamiento y la clasificación de los activos. 

En general, la GAAP dicta que los activos tangibles siguen la depreciación, y los intangibles la amortización. 

¿Es mejor depreciar o amortizar un activo? Uno no es mejor que otro. Al contrario, depende del activo y de su aplicación en su empresa. 

Lo más importante es que utilice uno u otro para cada activo en su contabilidad y sus declaraciones fiscales. 

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Aspectos clave de la amortización frente a la depreciación 

A modo de recapitulación de la amortización frente a la depreciación, tenga en cuenta estos consejos: 

• La amortización reparte el coste de un activo, mientras que la depreciación reduce su valor. 
• Tanto la amortización como la depreciación afectan a su declaración de impacto. Son gastos, pero en categorías diferentes. 
• La depreciación y la amortización reducen el valor contable de los activos fijos o inmateriales. Como resultado, tendrá una visión más precisa del valor de los activos en toda su empresa. 
• Ambos gastos deben incluirse en su declaración de la renta. No incluirlos disminuiría sus deducciones. 
• Tratará la amortización y la depreciación como adiciones no monetarias en su estado de flujos de caja.