Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son categorías distintas de la financiación empresarial. Una se ocupa de los fondos que salen de una empresa, mientras que la otra describe los fondos que entran. Pero trabajan juntas para crear equilibrio. 

Como empresario o autónomo, saber cómo organizar tus cuentas puede ayudarte a manejar tus finanzas con confianza. Aquí tienes una guía sobre las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar. Encontrarás ejemplos, transacciones habituales y cómo registrarlas. 

¿Qué son las cuentas a pagar?

Cuando una empresa compra bienes o servicios a crédito, no efectúa el pago inmediatamente. En su lugar, recibe una factura del proveedor en la que se indica cuándo vence el pago.

Estas facturas forman parte de las cuentas a pagar, a veces denominadas cuentas por pagar. Representan el dinero que la empresa debe. Estas deudas son pasivos a corto plazo, lo que significa que deben pagarse pronto. Y hasta que la empresa paga, el importe sigue estando en cuentas por pagar en el balance. Esto facilita el seguimiento de las facturas y el pago puntual.

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Cómo registrar las cuentas a pagar

Para registrar las cuentas a pagar, haga un seguimiento de los bienes o servicios que compra a crédito. A continuación, documenta las cantidades que debes a proveedores y vendedores.

En la práctica, este proceso suele incluir:

1. Pedir bienes o servicios a un proveedor
2. Aceptar los bienes o servicios 
3. Recibir una factura del proveedor
4. Registrarlo como cuentas a pagar en el sistema contable de la empresa
5. Marcarlo como pagado después de pagarlo

Ejemplos de cuentas a pagar

Imaginemos que Emily, propietaria de una pequeña empresa, regenta una panadería. Encarga ingredientes como harina y azúcar a un proveedor local. El proveedor le entrega los productos. A continuación, el proveedor factura a Emily el coste.

Emily tiene ahora una cuenta por pagar, que representa el importe que debe al proveedor. Hasta que pague, el importe seguirá siendo una cuenta a pagar en sus registros financieros.

He aquí algunas partidas más que podrían ser cuentas a pagar:

• Facturas de servicios públicos
• Alquiler
• Sueldos y salarios de los empleados
• Impuestos
• Reembolso de préstamos
• Mantenimiento de los equipos
• Honorarios profesionales
• Gastos de publicidad y marketing

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar, también conocidas como RA, representan las ventas realizadas pero aún no pagadas. También puede tratarse de dinero que esperas recibir pero que aún no has recibido, como los intereses de demora.

Supongamos que una empresa vende un bien o servicio a un cliente pero no recibe el pago de inmediato. La empresa lo registra como una cuenta por cobrar. 

Normalmente, la empresa especifica un plazo concreto para el pago. Este plazo se denomina periodo de crédito.

Cómo registrar las cuentas por cobrar

Para registrar las cuentas a pagar, realice un seguimiento de los bienes y servicios que vende a crédito. A continuación, crea facturas o recibos de venta para documentar los importes. Especifica un plazo de pago para que el cliente y tú estéis de acuerdo.

Este proceso suele implicar:

1. Vender un bien o un servicio a un cliente
2. Suministro del bien o servicio 
3. Entregar una factura al cliente
4. Registro de la factura como cuenta por cobrar en el sistema contable de la empresa
5. Marcar como pagado una vez que el cliente paga

Esta entrada representa dinero que recibirá pronto. Eso significa que puedes incluirlo como activo en tu balance.

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Ejemplos de cuentas por cobrar

Supongamos que una empresa de jardinería corta el césped de un cliente pero le deja pagar el servicio más tarde. El importe adeudado por el cliente se convierte en una cuenta por cobrar para la empresa de jardinería.

Lo mismo ocurre con una empresa de diseño gráfico que crea proyectos para clientes. Acepta un proyecto y envía una factura. La deuda del cliente es una cuenta por cobrar hasta el pago.

He aquí otros ejemplos comunes de cuentas por cobrar:

• Ingresos por alquiler
• Ingresos por tasas
• Ingresos por intereses
• Ingresos por cuotas o préstamos 
• Cuotas de afiliación
• Tasas de licencia
• Siniestros de seguros

¿Qué son las cuentas a cobrar y a pagar? Principales diferencias

¿Aún no tienes claras las diferencias entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar? Aquí tienes un práctico cuadro:

Aspecto	Cuentas por pagar	Cuentas por cobrar
Definición	El dinero que debe la empresa	El dinero que los clientes deben a la empresa
Causas	Adquirir bienes o servicios a crédito	Vender bienes o servicios a crédito
Impacto en el flujo de caja	Reduce el flujo de caja	Aumenta el flujo de caja
Gestión	La empresa debe dinero	Se debe dinero a la empresa

Las cuentas por cobrar registran el dinero que entra. Las cuentas por pagar registran el dinero que sale. Su principal similitud es que registran los acuerdos que subyacen a las transacciones, no el dinero en sí.

8 consejos para mejorar rápidamente su proceso de cuentas por cobrar y por pagar

He aquí algunos consejos prácticos para el seguimiento de las cuentas a pagar y a cobrar:

1. Empezar lo antes posible

Realice el seguimiento de las cuentas a cobrar y a pagar desde el momento en que inicie una transacción. Actualizar los registros en tiempo real evita errores. También te ayuda a ti o a la otra parte a acordarse de pagar. 

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2. Crear perfiles detallados de clientes

Incluya información de contacto precisa, condiciones de pago e historial de ventas. Actualice estos registros con frecuencia para mejorar la comunicación y la facturación.

3. Crear un proceso eficaz de aprobación de créditos

Cree un proceso claro de aprobación de créditos. No conceda créditos a clientes que no hayan pagado en el pasado. Esto reduce el riesgo de retrasos en los pagos o impagos y le ayuda a asegurarse de que los clientes son solventes.

4. Automatice sus facturas

Invierta en un software de seguimiento de facturas como Invoice Simple. Tiene funciones de automatización que reducen los errores y ahorran tiempo. Puedes guardar facturas repetidas, hacer un seguimiento de los gastos y crear facturas de marca.

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5. Simplificar la aplicación del efectivo 

Desarrolle un proceso estándar para aplicar el efectivo a las facturas. Esto garantiza la exactitud de todas las cuentas. También ayuda a saber quién ha pagado y cuándo.

6. Ofrezca a los clientes más opciones de pago

Facilite el pago a los clientes. Permita el uso de tarjetas de crédito, transferencias bancarias y monederos digitales. Esto le ayuda a satisfacer las diferentes preferencias de los clientes. También agiliza los pagos.

7. Establezca políticas claras para los retrasos en los pagos

Incluir protocolos de seguimiento de facturas vencidas. Enviar recordatorios a los clientes con saldos vencidos. Pasar a cobranza cuando sea necesario.

8. Conciliación periódica

Compruebe sus cuentas por cobrar y por pagar. Compárelas con los extractos bancarios y de proveedores. Esto le ayudará a detectar y corregir rápidamente cualquier discrepancia.

Plantillas de factura adaptadas a su empresa

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