Saber cómo hacer un seguimiento y gestionar las cuentas por cobrar es crucial. Sobre todo si su empresa ofrece productos o servicios sin costes iniciales. Protege tu tesorería y te asegura que estás al día de las deudas pendientes de tus clientes.

Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre las cuentas por cobrar.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

La contabilidad es compleja, pero la definición de cuentas por cobrar no lo es. Es el saldo que se debe a una empresa por bienes o servicios prestados pero no pagados. 

Entonces, ¿las cuentas por cobrar son un activo? La respuesta es sí. Estos saldos son deudas a corto plazo fácilmente convertibles en efectivo. Deberían contribuir a la columna de activos de tu libro de contabilidad.

¿Por qué utilizan las empresas las cuentas por cobrar?

Permitir que los clientes paguen más tarde por los bienes y servicios simplifica las transacciones. Esto es especialmente cierto cuando recaudar los pagos cada vez supondría demasiado trabajo. Por ejemplo, su compañía eléctrica le factura a final de mes. Cobrar cada vez que enciende una luz sería difícil.

Las cuentas por cobrar le ayudan a hacer un seguimiento del dinero que entra vinculando las ventas con los recibos. Esto le da una visión precisa de su situación financiera. Los registros de ingresos sólo se actualizan cuando se dispone de efectivo, lo que los hace menos precisos.

Contabilidad de deudores y acreedores: Diferencias clave

Las cuentas por pagar son lo contrario de las cuentas por cobrar. Y es igual de importante, sobre todo a la hora de controlar los gastos. Las cuentas por pagar son cualquier saldo que la empresa deba por facturas pendientes. Es decir, bienes o servicios recibidos pero no pagados. Esto ayuda a gestionar el dinero haciendo un seguimiento de lo que se debe.

Cuando se hace un balance, las cuentas por cobrar figuran como activo. Pero las cuentas a pagar figuran como pasivo.

Si contratas a alguien para trabajar pero no le pagas enseguida, como un autónomo o una agencia, eso se suma a tus cuentas por pagar. Y estos costes se convierten en cuentas por cobrar para quienquiera que le debas.

También puede pensar en estas cifras en términos de flujos de caja. Las cuentas por cobrar muestran el dinero que entra, y las cuentas por pagar muestran el dinero que sale.

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Ejemplos de cuentas por cobrar

He aquí algunas aplicaciones reales: 

• Alquiler de inmuebles. Cualquier alquiler pendiente que deban los inquilinos aumenta sus cuentas por cobrar en el sector inmobiliario. 
• Alojamiento web. Con el alojamiento web, un servicio que proporciona espacio de almacenamiento para sitios web, los cargos se acumulan a lo largo de un periodo de pago establecido. Se liquidan al final. 
• Servicios jurídicos. Los abogados suelen facturar a los clientes periódicamente en lugar de después de cada servicio o consulta. El saldo adeudado por los servicios prestados se convierte en cuentas por cobrar. Permanece así hasta que usted recibe y paga la factura.

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¿Cómo hago el seguimiento de las cuentas por cobrar?

Los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas pueden hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar. La mayoría de los programas de contabilidad modernos ofrecen herramientas para gestionarlo.

La contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se producen, no cuando se cobra. Se diferencia de la contabilidad de caja, que sólo registra las transacciones con intercambio de efectivo. Esto le ofrece una visión más clara de sus recursos.

Utilice estas métricas para ver en qué medida su empresa controla el dinero que se le debe y el que debe:

• Ratio de rotación de cuentas por cobrar. Mide la eficacia con la que una empresa cobra los pagos adeudados a lo largo de un periodo. Para calcularlo, hay que dividir el total de ventas netas a crédito entre el promedio de cuentas por cobrar.
• Días de ventas pendientes (DSO). Esto proporciona más información sobre la eficiencia de cobro de una empresa. El DSO se calcula dividiendo el saldo de cuentas pendientes de cobro por la media diaria de ventas a crédito.

Un alto índice de rotación de cuentas por cobrar y un bajo DSO demuestran una buena gestión. Esto significa que usted cobra con rapidez y frecuencia los saldos adeudados. Un índice de rotación de cuentas por cobrar bajo y un DSO alto indican lo contrario. Tiene saldos pendientes prolongados, lo que dificulta el flujo de caja.

Ventajas de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son una herramienta que ayuda a las empresas a hacer un seguimiento del dinero que se les debe. Facilita la gestión de las finanzas y ayuda a que todo vaya sobre ruedas.

Ofrecer compras a crédito da a su empresa una ventaja sobre los competidores que exigen el pago por adelantado. Si gestiona el crédito adecuadamente, podrá ofrecer esta ventaja sin perjudicar su flujo de caja por retrasos en los pagos.

Las cuentas por cobrar también ayudan al análisis financiero. Permite a las empresas registrar los ingresos cuando realizan una venta. No es necesario esperar a cobrar. Esto permite conocer las ventas en el momento en que se producen, independientemente de cuándo paguen los clientes.

Tener un flujo constante de cuentas por cobrar contribuye a un flujo de caja constante. Esto ayuda a las empresas a saber exactamente de cuánto capital circulante disponen en cada momento.

Riesgos de los saldos pendientes de cobro

Ofrecer productos y servicios a crédito conlleva algunos riesgos:

• Morosidad. El mayor inconveniente es la posibilidad de que los clientes no puedan pagarle. Cuando esto ocurre, los saldos se convierten en deuda incobrable, convirtiendo los activos en pasivos.
• Deficiencias de tesorería. Aunque las cuentas por cobrar se consideran un activo líquido, no son dinero en efectivo. Los problemas surgen si demasiados clientes pagan tarde o incumplen sus deudas.
• Mayores costes administrativos. Vender a crédito complica la contabilidad. Lleva más tiempo hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, gestionar los litigios y cobrar los pagos. Y esto puede suponer más horas facturables para su contable. Pero las ventajas suelen compensar los costes adicionales.

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Cómo evitar los pagos atrasados y no efectuados

Por suerte, hay formas de cobrar y evitar dar de baja demasiados saldos de cuentas por cobrar como deudas incobrables. He aquí cómo:

• Envío de recordatorios. Enviar un recordatorio informa fácilmente a los clientes de las próximas fechas de vencimiento. Muchas herramientas de marketing por correo electrónico, gestión de relaciones con los clientes y facturación automatizan estos recordatorios.
• Incentivar los pagos puntuales. Ofrecer pequeños descuentos por pagar pronto minimiza la morosidad. A todo el mundo le gustan los descuentos, y a nadie le gusta pagar de más. Los recargos por demora también pueden evitar los retrasos en los pagos.
• Utilizar software de facturación. Las herramientas de facturación le permiten importar datos de pago, especialmente para pagos en línea. Esto facilita la gestión de las cuentas por cobrar.
• Contratar a un profesional. Si tiene una empresa con necesidades contables complejas, contrate a un profesional con experiencia, como un contador público. Ellos pueden asegurarse de que sus libros estén siempre en orden.

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